ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ НА „НГ КОДИНГ“ ООД

Настоящата Политика за поверителност и защита на личните данни („Политиката“) има за цел да Ви информира по прозрачен и разбираем начин какви лични данни събираме, когато посещавате нашия уебсайт, осъществявате контакт с нас или създавате потребителски профил и използвате функционалностите на платформата „BuildColab“.

Защитата на Вашите лични данни е ключов приоритет за нас, поради което тук са изложени целите и правните основания за обработването, категориите обработвани данни, сроковете за тяхното съхранение и правата Ви съгласно приложимото законодателство.

1. ИЗПОЛЗВАНИ ТЕРМИНИ И ПОНЯТИЯ

Използваните в настоящата Политика термини са със следното съдържание:

„Лични данни“ - всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.

„Администратор“ – субект, който сам определя целите и средствата за обработка на личните данни.

„Обработващ лични данни“ – субект, който извършва обработката на лични данни от името на Администратора.

„Обработване на лични данни“ – всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.

„Субект на данните“ – идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано, за което се отнасят личните данни.

„Съгласие на субекта на данните“ - всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени.

Част от термините в настоящата Политика са със значението, дадено им в нашите Общи условия, освен ако изрично не е посочено друго.

2. КОЙ ОБРАБОТВА ВАШИТЕ ЛИЧНИ ДАННИ

Вашите лични данни се обработват от „НГ КОДИНГ“ ООД, ЕИК 207974225, със седалище и адрес на управление в гр. Варна, п.к. 9010, р-н „Приморски“, ул. „Дружба“ № 6, ап. 25 („Ние“; „Администраторът“; „BuildColab“), което управлява и поддържа уебстраницата https://portal.buildcolab.com („Платформата“).

Ние сме администратор на Вашите лични данни по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО („ОРЗД“; „Регламента“).

3. КАТЕГОРИИ ЛИЧНИ ДАННИ, КОИТО ОБРАБОТВАМЕ

Когато използвате нашата Платформа, ние обработваме само минимално необходимите лични данни, които са нужни, за да Ви осигурим сигурен достъп до услугите ни и да Ви позволим да работите ефективно в рамките на Вашия потребителски профил.

Данните, които събираме, зависят от начина, по който взаимодействате с Платформата – напр. когато създавате профил, използвате функционалностите ѝ или когато се свързвате с нас чрез формата ни за контакт.

1. Данни, предоставяни при създаване на Профил на организация или Индивидуален профил на член на организация

При създаването на съответния профил в Платформата обработваме единствено данните, които са необходими за идентификация и осигуряване на достъп, а именно Вашите:

• Име;

• Фамилия;

• Имейл адрес.

При създаването на профил в Платформата може да бъде предоставен и телефонен номер. Това не е задължително поле при регистрацията и телефонният номер се обработва единствено ако е предоставен доброволно от потребителя.

2. Данни, предоставяни чрез формата за контакт „Свържи се с нас“

Когато се свържете с нас чрез формата за контакт, обработваме следните данни:

• Име;

• Имейл адрес;

• Всяка информация, която доброволно сте предоставили в съобщението си.

3. Данни, съдържащи се в документи, качени в Платформата от потребител:

В рамките на Платформата потребителите имат възможност да качват различни документи, свързани с техните проекти, които в определени случаи могат да съдържат ограничено количество лични данни.

Обичайно това са служебни данни като имената на представители на юридически лица, лица за контакт, телефонни номера, електронни адреси, както и други данни, включени в съответните документи.

BuildColab не изисква и не насърчава качването на чувствителни или несъразмерни лични данни, а съдържанието на качените файлове остава изцяло под контрола и отговорността на съответния потребител.

4. Данни, предоставяни от контрагенти на Клиенти при попълване на модули в Платформата

Възможно е в определени ситуации контрагенти на Клиенти да получат ограничен достъп до конкретни секции от Платформата с цел попълване на данни в рамките на проект или оферта.

При попълването на такава информация е възможно да бъдат предоставени ограничени лични данни – напр. имена, имейл адреси, лица за контакт и др.

Съдържанието на предоставената информация зависи изцяло от волята на съответните контрагенти и взаимоотношенията им с Клиентите.

5. Данни, свързани с плащания

Абонаментът за Платформата се заплаща по банков път въз основа на фактура, издадена от BuildColab. BuildColab не приема плащания с банкови карти и не обработва данни на банкови карти.

При извършване на банков превод получаваме данните, съдържащи се в платежното нареждане – име на наредителя, банкова сметка (IBAN), банка, сума и основание за плащане. Обработваме ги единствено за отразяване на плащането и за счетоводни цели.

В случай че в бъдеще BuildColab започне да приема плащания чрез доставчик на платежни услуги, субектите на данни ще бъдат надлежно уведомени чрез актуализация на настоящата Политика за поверителност.

6. Данни, генерирани при използване на Платформата

В процеса на работа с Платформата автоматично се генерират технически данни, свързани с използването ѝ - като логове за извършени действия, IP адрес, времеви маркери и информация за устройството или браузъра. Тези данни се обработват единствено за да осигурим нормалната функционалност на услугите, техническа поддръжка, информационна сигурност и предотвратяване на злоупотреби.

7. Данни, обработвани за целите на директния маркетинг

За целите на директния маркетинг, когато сте предоставили изричното си съгласие, може да обработваме Вашите име и имейл адрес, за да изпращаме информация относно актуализации, нови функционалности или услуги, свързани с Платформата.

8. Данни, обработвани при използване на мобилното приложение „BuildColab“

Мобилното приложение „BuildColab“ за Android и iOS е допълнение към Платформата. В него се влиза със съществуващ потребителски профил, създаден от администратора на съответната организация, и в него не могат да се създават нови профили. Приложението обработва същите данни като Платформата, а за да Ви изпраща известия на устройство с Android, обработва допълнително:

• идентификатор на инсталацията, генериран от приложението (не е свързан с хардуера на устройството);

• токен за push известия, издаден от услугата Firebase Cloud Messaging на Google;

• версията на приложението.

Приложението не събира данни за местоположение, контакти, рекламни идентификатори, както и данни за анализ на употребата или за сривове.

9. Данни, обработвани при използване на AI асистента „Боро“

Когато използвате AI асистента „Боро“, обработваме съобщенията, които му изпращате, информацията от Платформата, до която му възложите да достъпи в рамките на Вашите права (напр. документи, задачи, оферти), и неговите отговори. Историята на разговорите се съхранява в профила Ви, за да можете да се връщате към нея. За генериране на отговорите съдържанието на разговора се предава на доставчици на AI модели (Anthropic и OpenAI) в качеството им на обработващи лични данни. Когато диктувате съобщение към „Боро“ или слушате гласовите му отговори, звукът се обработва от ElevenLabs за преобразуване на говор в текст и на текст в говор.

10. Преглед на документи чрез външни услуги

За да могат някои формати (напр. Word, Excel, PDF и CAD чертежи) да се показват директно в Платформата и в мобилното приложение, съответният файл се предава на услуга за преглед на трета страна (Google, Microsoft Office Online или Autodesk), която го обработва единствено за да го визуализира.

11. Данни, обработвани при използване на модула „Срещи“

Модулът „Срещи“ позволява на потребителите да записват или да качват аудиозапис от работна среща. Когато използвате тази функционалност, обработваме:

• аудиозаписа на срещата, който съдържа гласовете на участниците;

• текстовата транскрипция на записа, разделена по говорители, и съпоставянето на говорителите с участниците в срещата;

• генерираните въз основа на транскрипцията резюме, решения и предложения за задачи.

За преобразуване на записа в текст аудиозаписът се предава на ElevenLabs, а за изготвяне на резюмето и предложенията транскрипцията се предава на Anthropic – и двата доставчика действат в качеството на обработващи лични данни. Потребителят, който записва или качва срещата, е длъжен предварително да уведоми участниците, че срещата се записва, и при необходимост да получи тяхното съгласие.

4. ЗА КАКВИ ЦЕЛИ И НА КАКВО ОСНОВАНИЕ ОБРАБОТВАМЕ ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ

1. Създаване и управление на потребителски профили

За да можем да предоставим достъп до Платформата и да гарантираме, че всеки потребител може да използва функционалностите, които са му определени, ние обработваме личните данни, предоставени при регистрацията за следните цели:

• Идентификация на потребителя при създаване на профил;

• Администриране на роли и права на достъп в Платформата;

• Свързване на профила с конкретен Клиент;

• Поддържане на актуална информация за потребителите.

Правното основание за обработването е изпълнението на сключения между Вас и BuildColab договор (чл. 6, пара. 1, б. „б“ от Регламента).

2. Предоставяне на услугите и функционалностите на Платформата

Обработваме лични данни като част от нормалната работа на Платформата, за да осигурим функционирането й и възможността потребителите да изпълняват задачите, свързани с проектите на техните организации. В тази връзка обработването служи за:

• Предоставяне на достъп до различните модули и инструменти;

• Обработване, подаване и преглед на оферти;

• Качване, преглед и управление на документи;

• Записване, транскрибиране и анализ на срещи по искане на потребителя;

• Взаимодействие между различните потребители в рамките на Платформата.

Правното основание за обработването е изпълнението на сключения между Вас и BuildColab договор (чл. 6, пара. 1, б. „б“ от Регламента).

3. Техническа поддръжка, сигурност и оптимизация на Платформата

Платформата изисква регулярно наблюдение, поддръжка и мерки за информационна сигурност, за да работи надеждно и да защитава данните на всички потребители. За тези цели обработваме технически и лог данни, което ни позволява:

• Да поддържаме стабилността и безопасността на системата;

• Да предотвратяваме и разкриваме опити за неоторизиран достъп или злоупотреби;

• Да анализираме технически проблеми и да извършваме диагностика;

• Да подобряваме качеството и функционалностите на Платформата.

Правното основание за обработването на този вид данни е нашият легитимен интерес за осигуряване на сигурност и нормално функциониране на Платформата (чл. 6, пара. 1, б „е“ от Регламента).

4. Обработка на запитвания и комуникация чрез формата за контакт

Когато се свържете с нас чрез формата за контакт, ние обработваме предоставените от Вас данни, за да можем да реагираме своевременно и адекватно на запитванията Ви. Това обработване е необходимо за:

• Предоставяне на отговор във връзка със запитването;

• Водене на последваща комуникация при необходимост;

• Идентификация при нужда от допълнително уточнение;

• Документиране на кореспонденцията за целите на проследимост.

Правните основания тук са нашият легитимен интерес при обработка на запитвания (чл. 6, пара. 1, б. „е“ от Регламента) и съгласие, когато са предоставени допълнителни данни по желание на потребителя (чл. 6, пара. 1, б. „а“ от Регламента).

5. Административни, договорни и счетоводни дейности

За да можем да управляваме отношенията с нашите клиенти и да изпълняваме нормативните си задължения, обработваме данни за:

• Администриране на абонаменти и договорни отношения;

• Издаване на фактури и счетоводни документи;

• Водене на регистри, изисквани и закона;

• Обработване на справки, свързани с отчетност.

Правните основания за обработване на данните са изпълнение на договор (чл. 6, пара. 1, б. „б“ от Регламента) и спазване на законово задължение (чл. 6, пара. 1, б. „в“ от Регламента).

6. Спазване на нормативни задължения

В определени случаи ние сме длъжни да обработваме или съхраняваме лични данни, за да спазим изискванията на приложимото законодателство. Това включва:

• Отговор на искания от компетентни органи;

• Съхранение на документи в сроковете, предвидени в закона;

• Изпълнение на задължения, свързани със защита на правата и законните интереси на администратора.

Правното основание за обработването е спазване на законово задължение (чл. 6, пара. 1, б. „в“ от Регламента).

7. Директен маркетинг

С цел да Ви информираме за подобрения в Платформата, актуализации, нови функционалности или услуги, които могат да бъдат от значение за Вашата организация, ние можем да извършваме ограничени дейности по директен маркетинг.

В случаите на обработване на данните Ви за целите на директен маркетинг, основанието за обработване е Вашето доброволно и информирано изрично съгласие (чл. 6, пара. 1, б. „а“ от Регламента).

Получателите на маркетингови съобщения винаги имат право да възразят срещу обработването на техните данни за тази цел или да се откажат от получаване на такива съобщения по всяко време.

5. НА КОГО ПРЕДОСТАВЯМЕ ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ

В определени случаи, когато това е необходимо за нормалното функциониране на платформата, за изпълнението на договорните ни задължения или за спазване на законови изисквания, BuildColab може да споделя лични данни с ограничен кръг трети лица.

Част от тези трети лица могат да бъдат:

• Доставчици на IT и хостинг услуги, които осигуряват поддръжката и развитието на Платформата;

• Доставчици на облачни услуги, необходими за съхранение, обработка или архивиране на данни;

• Доставчици на AI модели (Anthropic, OpenAI), които обработват от наше име съобщенията към AI асистента „Боро“ и транскрипциите на срещи;

• ElevenLabs – за преобразуване на говор в текст (транскрипция на срещи и гласова диктовка към „Боро“) и на текст в говор;

• Google (Firebase Cloud Messaging) – за доставяне на известия до мобилното приложение;

• Доставчици на услуги за преглед на документи (Google, Microsoft, Autodesk) – само когато отворите файл за преглед;

• Компетентни органи, които по силата на нормативен акт имат правомощия да изискват от BuildColab предоставянето на информация, сред която и лични данни, като напр. български съд или съд на друга държава, различни надзорни/регулаторни органи;

• Клиенти, към които са присъединени потребителските профили;

• Контрагенти на Клиенти, когато попълват определени модули чрез предоставен им ограничен достъп до Платформата.

• Доставчици на счетоводни услуги за целите на отразяването на издадените фактури и други счетоводни документи в счетоводните ни регистри;

• Правни консултанти във връзка с изпълнението или приложението на Общите условия;

• Други лица, когато това е необходимо за защита на нашите права или законни интереси, включително в контекста на установяване, упражняване или защита на правни претенции.

Някои от тези доставчици са установени или обработват данни извън Европейското икономическо пространство (напр. в САЩ). В тези случаи предаването се извършва въз основа на решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита (включително Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ) или на стандартни договорни клаузи, одобрени от Европейската комисия (чл. 45 и чл. 46 от Регламента).

Ние изискваме от всички трети лица, на които разкриваме лични данни, задължение за конфиденциалност и вземане на всички технически и организационни мерки за защита на тези данни съгласно Регламента.

Ние не споделяме или продаваме Ваши лични данни на трети страни за осъществяване на техни самостоятелни бизнес или маркетинг дейности без вашето съгласие.

6. СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЕНИЕ

Ние съхраняваме личните данни само за периода, който е необходим за постигане на целите, за които те се обработват, освен ако законът не изисква по-дълъг срок. След изтичането на съответния срок данните се изтриват или анонимизират.

• Личните данни, обработвани в рамките на потребителските профили, се съхраняват за целия период на поддържане на Вашата регистрация. След изтриване на потребителския профил (по Ваше искане или при прекратяване на правоотношенията) данните на профила, идентификаторите и токените на устройствата Ви и разговорите Ви с AI асистента „Боро“ се изтриват в срок до 30 дни. Запазваме само минимален запис – име, имейл адрес, потребителски идентификатор и датите на създаване и изтриване на профила – за срок до 5 години, за да се гарантира възможност за решаване на евентуални бъдещи правни спорове, свързани с изпълнението на договора. Остатъчните копия в резервните копия и в журналите за сигурност се презаписват в срок до 90 дни след изтриването.

• Документите, качвани от клиентите или техните упълномощени потребители, както и от контрагенти без собствен потребителски профил, се съхраняват за целия срок на договора с конкретния клиент. След изтриване на потребителски профил съдържанието, което потребителят е добавил в проектите на клиента, остава част от документацията на клиента и се показва като добавено от изтрит потребител.

• Аудиозаписите, транскрипциите и анализите на срещи се съхраняват, докато съответната среща съществува в Платформата. При изтриване на срещата аудиозаписът се изтрива, а остатъчните му копия в хранилището се изчистват автоматично в срок до 30 дни.

• Съгласно Закона за счетоводството, определени Ваши лични данни се съхраняват от BuildColab за срок от 10 г., считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнася счетоводната и/или данъчната информация, съдържаща лични данни.

• Данни, обработвани за целите на директен маркетинг, се съхраняват до момента, в който лицето оттегли съгласието.

• Личните данни, получени във връзка със запитвания или кореспонденция, подадени чрез формата за контакт, се съхраняват до 6 месеца след приключване на комуникацията.

• Когато е налице потенциален правен спор, жалба или регулаторна проверка, данните могат да бъдат съхранявани до окончателното приключване на съответните процедури, дори ако това надвишава обичайните срокове за съхранение.

7. ИЗПОЛЗВАМЕ ЛИ „БИСКВИТКИ“

За да подобрим качеството на нашите услуги, ние използваме бисквитки. Повече информация за използването на бисквитки можете да намерите в нашата Политика за бисквитките, налична на следната интернет страница: https://buildcolab.com/privacy-cookies.

8. КАКВИ СА ВАШИТЕ ПРАВА ВЪВ ВРЪЗКА СЪС ЗАЩИТАТА НА ЛИЧНИТЕ ВИ ДАННИ

Вие разполагате със следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за Вас:

• Право на информация и достъп

Имате право да поискате от нас потвърждение дали обработваме Ваши лични и ако това е така, да получите достъп до тези данни и информация относно целите на обработване, сроковете и получателите на лични данни. Ние ще Ви осигурим безплатен достъп до Вашите данни, а при поискване от Вас ще Ви предоставим и копие от данните.

• Право на коригиране

Имате право да поискате корекция на неточност в личните Ви данни или допълване на непълни лични данни.

• Право на изтриване (право „да бъдеш забравен“)

Имате право да поискате да изтрием свързани с Вас лични данни, които повече не са необходими за целите, за които са били събрани, или по отношение на които сте оттеглили своето съгласие за обработване или сте упражнили правото си на възражение срещу обработването. При определени законово уредени случаи можем да откажем да заличим личните Ви данни.

Можете да поискате изтриване на акаунта си и на свързаните с него лични данни, включително ако използвате мобилното приложение, като следвате стъпките на страницата https://portal.buildcolab.com/delete-account или като ни пишете на support@buildcolab.com от имейл адреса, с който влизате в BuildColab. Искането се изпълнява в срок до 30 дни, за което Ви уведомяваме по имейл.

• Право на ограничаване на обработването

В определени случаи можете да поискате от нас да ограничим обработването на личните Ви данни, като в този случай те ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани по друг начин.

• Право на преносимост на данните

Имате право да получите данните, които обработваме за Вас, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат, както и да ги прехвърлите на друг администратор.

• Право на възражение срещу обработването

Имате право да възразите срещу обработването на личните Ви данни за целите на директния маркетинг, както и срещу обработване на лични данни, отнасящи се до Вас, което се основава на чл. 6, пара. 1, б. „д“ или б. „е“ от Регламента.

• Право на оттегляне на съгласието

В случай че обработваме Вашите лични данни въз основа на дадено съгласие, то имате право да оттеглите Вашето съгласие за обработване на личните Ви данни по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването въз основа на съгласие, преди то да бъде оттеглено.

• Право на жалба

Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, ако смятате, че е налице нарушение на приложимото законодателство в областта на защитата на личните данни. Жалби до КЗЛД може да подадете лично или чрез писмо на адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2; по факс – 029153525; по електронен път на имейл адреса на КЗЛД – kzld@cpdp.bg. Повече информация за процедурата може да бъде намерена на интернет адрес: https://www.cpdp.bg/ .

9. КОНТАКТИ

Можете да се свържете с нас по всички въпроси относно обработването на Вашите лични данни, включително във връзка с упражняването на Вашите права, описани в настоящата Политика, по един от следните начини:

• По пощата – на адрес гр. Варна, п.к. 9009, р-н „Младост“, ул. „Уста Кольо Фичето“ № 25А;

• По имейл: support@buildcolab.com;

• Чрез нашата форма за контакт.

10. ПРОМЕНИ В ПОЛИТИКАТА

Възможно е периодично да променяме настоящата Политика за поверителност и защита на личните данни. Всички изменения и допълнения на Политиката ще бъдат прилагани след публикуване на актуалното й съдържание, достъпно чрез нашия уебсайт: https://buildcolab.com/ .

Последна актуализация: 13.10.2026г.