Импорт от Excel

Какъв импорт ви трябва?

Импортът работи в черновите на бюджет, офертите (включително офертите от името на самоуправляван подизпълнител) и базите на запитвания. Не е възможен в приетия бюджет и в подписан договор: те се променят чрез промяна по договор. В база на запитване само с количества цените от файла се пренебрегват.

Подготовка на Excel файла

BuildColab чете повечето КСС във вида, в който идват от възложителите. Колкото по-чист е файлът, толкова по-малко коригирате след това. Спазвайте тези правила:

• Използвайте .xlsx. .xls се приема, но не се препоръчва: отстъпите не се четат, не може да се запише обратно като коригирана версия, а експортът върху оригиналния файл не работи с него. CSV и PDF не се приемат.
• По една плоска таблица на лист, без обединени клетки. Заглавие на раздел, обединено през няколко колони, остава извън колоната за описание, редът пристига с празно описание и отпада.
• Заглавен ред близо до началото. BuildColab търси заглавията на колоните в първите 15 реда на всеки лист; най-сигурно е ред 1. Дълъг увод над таблицата може да скрие заглавния ред.
• Категориите и позициите са в едни и същи колони. Категория е ред с описание, но без мерна единица и без количество. Позиция е ред с описание и мерна единица и/или количество.
• Йерархични кодове за вложеност. Номерирайте редовете 1 → 1.1 → 1.1.1. Кодовете могат да са и цифрови (01, 0101, 010101) или разделени в няколко колони. Без кодове се използват отстъпите в Excel (само при .xlsx) или водещите интервали в описанието, ако има поне две нива.
• Числата могат да са с десетична запетая или точка и с интервал между хилядите (12,50 · 1 234.5). Празно или нечетимо количество се внася като 0; празна единична цена се внася като „без цена“.
• Сборните редове в таблицата се пропускат. Редове като „Общо“, „Всичко“, „Сума“, „Междинна сума“, „Total“, „Sub-total“, „ДДС“, „VAT“, „Пренос“, „carried forward“ и редове със забележки или легенда без мерна единица се пренебрегват, както и повторени заглавия, декоративни редове и категории в края на листа без нищо под тях.
• Всички листове се импортират. Във файл с няколко листа всеки лист става категория на най-горно ниво с името на листа; файл с един лист се внася без това допълнително ниво. Изтрийте в Excel обобщителен лист, който повтаря останалите, преди импорта — иначе всичко ще се внесе два пъти.

Формат на файла за импорт

Използвайте тази подредба, ако сами подготвяте файла. Редът на колоните е свободен; заглавията по-долу се разпознават автоматично (без значение главни или малки букви).

Пример за правилно подготвен лист:

Редове 1, 1.1 и 2 нямат мерна единица и количество, затова стават категории; 1.1.1 влиза под 1.1 заради кода си. Двата реда шпакловка остават отделни благодарение на забележките.

Как да започнете импорт

1. Отворете КСС, която искате да попълните. За импорт на най-горно ниво натиснете Импорт в лентата с действия. За импорт в една категория щракнете с десен бутон върху нея → Импортиране в подобект; тогава всички редове от най-горно ниво на файла попадат под тази категория.
2. Отваря се прозорецът Импорт на КСС. Под Импорти в процес са изброени всички вече започнати импорти по тази КСС.
3. Под Нов импорт изберете файла: Файл от устройството → Избери файл или плъзнете файла в полето; или Файл от Файловия мениджър → изберете .xls/.xlsx файл от файловете на проекта → Избери.
4. Натиснете Започни импорт. Отваря се страницата на импорта.

Изборът на файл от устройството отменя избора от файловия мениджър и обратно. Приемат се файлове до 200 MB. Ако импортът не може да бъде създаден, виждате Импортът не можа да бъде създаден. Файлът се пази като скрит първоизточник на КСС.

1. Импорти в процес: по една карта за всеки започнат импорт по тази КСС, със статуса му.
2. Бутоните Продължи и Изтрий на картата.
3. Файл от устройството с Избери файл и плъзгане.
4. Файл от Файловия мениджър за файл, който вече е в проекта.
5. Импортиране с анализи за файл с ресурсни анализи.
6. Започни импорт създава импорта и отваря страницата му.

Статуси на импорта

Картата показва и „Създаден на {дата} · последна промяна {дата}“, броя коригирани редове, червен ред Записването в проекта не бе успешно: {съобщение} след неуспешен запис или „Каченият файл вече не е наличен, затова този импорт може само да бъде изтрит.“

Страницата на импорта

Заглавната част на страницата на импорта показва Назад към КСС, името на файла, статуса, Последна промяна от {име}, индикатора за запис (Записване…, Записано или в червено Незаписано — проверете връзката), опцията Етикет, Запази в Excel файла и Запази в проекта. Отдолу има два раздела:

• Файл — оригиналният файл само за четене, за да сравнявате.
• Разпознаване — таблицата, в която проверявате и коригирате всичко. Отваря се по подразбиране.

Първия път, когато някой отвори нов импорт, BuildColab го разпознава автоматично (слой Обработвам): разпределя колоните, определя вида на всеки ред и изгражда вложеността. Резултатът се пази, така че всеки, който отвори импорта по-късно, вижда същото начало. Ако разпознаването не успее: Данните не можаха да бъдат разпознати.

Как да коригирате разпределението на колоните

Лентата Разпределение на колоните над таблицата показва коя колона какво съдържа, чрез цветни етикети в заглавията на колоните.

1. Натиснете Редактирай колоните или направо цветния етикет.
2. Натиснете етикета на колона и изберете вида ѝ. Не е зададена пренебрегва колоната. Когато „Код“ или „Описание“ вече е зададено на друга колона, опцията „+ Описание“ добавя и тази колона към него (текстовете се съединяват).
3. Натиснете Запази колоните или Отхвърли промените.

Записът на колоните пуска наново разпознаването за този лист и преизчислява видовете редове и вложеността в него; смяната на лист по време на редакция отхвърля незаписаните промени.

1. Отметката Етикет и името на етикета.
2. Запази в проекта записва импорта в КСС.
3. Лентата Разпределение на колоните с Редактирай колоните.
4. Цветните етикети на колоните: Код, Описание, м.ед., К-во, Ед. цена, Забележка.
5. Колоната Вид на реда: СМР, Подобект или Отмаркирай.
6. Лента на категория с линия на дървото; задръжте мишката за стрелките ← / →.
7. Разделите на листовете под таблицата.

Как да коригирате редовете

Всеки ред има падащо меню Вид на реда:

• Щракнете с десен бутон върху ред за + Задай като Подобект, + Задай като СМР и - Отмаркирай.
• Задръжте мишката върху лента на категория, за да видите стрелките: → я влага (с поддървото ѝ) с едно ниво навътре, ← я изкарва с едно ниво нагоре. Позициите винаги принадлежат на най-близката категория над тях. Натиснете лентата, за да я свиете или разгънете, и името ѝ, за да го смените.
• Натиснете клетка на позиция, за да редактирате описание, мерна единица, забележка, количество или единична цена. Количеството и цената приемат само цифри, запетая, точка и интервал.
• Разделите на листовете под таблицата показват ! за лист с непълни редове и ⚠ за лист с ценови конфликти.

Всяка корекция се записва автоматично около 0,7 секунди след като спрете да пишете.

Проверки, които спират записа

Три ленти над таблицата на страницата за импорт трябва да изчезнат, преди Запази в проекта да стане активен:

Как да разрешите конфликти в единична цена

Конфликт в единична цена означава, че два или повече реда позиции имат еднакво описание, мерна единица и забележка, но различни единични цени — в един лист, в различни листове или спрямо позиция, която вече е в КСС. В BuildColab еднаквите позиции споделят един анализ и една цена, затова импортът трябва да реши. При сравнението интервалите и главните/малките букви не се отчитат, „m2“ е равно на „м2“, а „бр.“ — на „бр“.

1. Натиснете ⚠ в номера на реда с конфликт. Прозорецът Конфликт в единична цена показва всеки ред от групата с пътя на категориите, Лист, Ред и Мерна единица, както и полета за редакция Ед. цена, Описание и Забележка. Позиция, която вече е в КСС, се показва само за четене с От офертата (и „Намерено на {n} места“).
2. Или изравнете цените, или направете редовете различни — обикновено с уточняваща забележка като „Етаж 2“, когато работите наистина са различни.
3. Всяка карта става ✓ Разрешено, когато вече няма конфликт. Натиснете Готово.

1. Заглавието Конфликт в единична цена и броят засегнати редове.
2. Картата От офертата: същата позиция, както вече е в КСС, с нейната единична цена.
3. Конфликтният ред от файла с пътя на категорията и номера на реда.
4. Полетата Единична цена, Описание и Забележка на този ред, които се редактират.
5. Готово затваря прозореца.

Как да запишете импорта в КСС

1. По желание оставете отметката Етикет и коригирайте Име на етикета. Етикетът е филтър-категория, която се поставя на всяка позиция, създадена от този импорт, за да можете по-късно да филтрирате или премахнете точно това, което е внесъл файлът. В началото е името на файла.
2. Натиснете Запази в проекта. Бутонът е активен само когато разпознаването е приключило и няма останали ленти с проблеми.
3. Страницата се връща към КСС, а фонова задача Импорт на КСС записва редовете. Съобщение следи напредъка ѝ.
4. При успех: Импортът на данни завърши успешно! Импортът става Записан в проекта и КСС се обновява.

Останалите членове на проекта с достъп до КСС получават известие „{име} импортира КСС „{КСС}“ ({брой} позиции) — проект „{проект}““. Ако се е наложило преименуване на категории, съобщението добавя „{брой} категории преименувани, за да няма еднакви имена на едно ниво“ с до първите три преименувания, например „Стени“ → „Стени (2)“ (в „Етаж 1“) или „на най-горно ниво“. При неуспех: Изникна грешка при импорт на данни; всичко, създадено от задачата, се премахва, импортът се връща в В процес и показва грешката, за да я оправите и да запишете отново.

Запис на корекциите обратно в Excel файла

Запази в Excel файла записва всички ваши корекции в нова версия на качения файл, например за да върнете коригираната КСС на възложителя. Версия 1 винаги остава непокътнатото качване, а всеки запис дава „оригинал + всички корекции“. При успех: Версия {n} е запазена. Това не променя КСС. Не работи за .xls файлове, когато файлът е изтрит, и за импорт, който се записва или вече е записан.

Съвместна работа по един импорт

• Всеки от компанията ви с достъп до КСС може да отвори импорта от Импорти в процес или по връзката му. Големи импорти с много конфликти могат да се разделят между колеги; хъбът показва броя коригирани редове.
• Корекциите се пазят по редове: двама души, които редактират различни редове, никога не си пречат; при един и същ ред печели последната промяна.
• Промените на другите се появяват на вашата страница автоматично. Вашите незаписани редакции се пазят, докато не се запишат.
• Разпределението на колоните, записът в Excel и записът в проекта проверяват дали някой не е променил импорта междувременно. Ако е: „Друг потребител промени този импорт. Заредена е последната версия — прегледайте я и опитайте отново.“
• Затварянето на браузъра не губи нищо; страницата се отваря точно както е оставена. Затварянето на раздела с незаписани редакции показва предупреждението на браузъра за напускане.

Кога страницата на импорта не може да се редактира

Всяко от тях показва Назад към КСС. Връзка без частта за КСС показва Невалиден проект или КСС.

Как да изтриете импорт

1. В хъба за импорт натиснете Изтрий на картата на импорта.
2. Потвърдете Изтриване на импорт: „Да се изтрие ли този импорт ({файл})? Заедно с него се изтриват направените досега корекции и каченият файл. Файл, който вече се използва като основа за експорт, се запазва.“

Импортиране с анализи

Използвайте Импортиране с анализи, когато файлът ви съдържа под всяка позиция нейния ресурсен анализ. Това е един прозорец, който трябва да довършите наведнъж; не се предлага при КСС само с количества.

Формат на файла за импортиране с анализи

Чете се само първият лист; заглавният ред е ред 1.

Под всяка позиция редове-заглавия с точно тези текстове започват групите ресурси: МАТЕРИАЛИ:, МЕХАНИЗАЦИЯ:, ТРУД:, ДОП. РАЗХОДИ:, УСЛУГИ:. Редовете, започващи с „ОБЩО …“ или „КРАЙНА ЦЕНА“, ги затварят, а междинните сборове се пропускат. Ред ПЕЧАЛБА, % задава процента печалба. Редовете „Доп.разх. (материали/механизация/труд/услуги)“ задават процентите допълнителни разходи. Позиция без секции с ресурси, но с цена, се внася като една услуга с обща сума.

Как да импортирате с анализи

1. В хъба за импорт натиснете Импортиране с анализи. В Избор на файл с анализи изберете или плъзнете XLSX файл и натиснете Продължи.
2. Прегледайте Разпознати задачи: дървото вляво (Описание, м.ед., К-во, Ед. цена, Стойност, Забележка — описанието и забележката се редактират) и анализа на избраната задача вдясно. Частта Шаблон на анализа показва дали задачата съвпада със съществуващ шаблон („Съвпадение {pct}%“, „≥90% прилика“, „От история“) или Ще създаде нов шаблон; всеки ресурс показва Преизползва: "{име}" или Ще се създаде.
3. Изчистете блокиращите ленти: задачи, които се срещат повече от веднъж във файла с различни анализи или цени, и позиции без мерна единица („Добавете мярка във файла (колона F) и го импортирайте отново“). Лентите за разлики в цените спрямо офертата и за задачи без ресурсни данни са само информативни.
4. Натиснете Запази анализите. Тръгва фонова задача Импортиране на анализи...; при успех: „Анализите бяха импортирани успешно“.

Импортирането с анализи записва в номенклатурите на компанията: създава нови шаблони на задачи, материали, труд и машини, когато не намери съвпадение. Ако задача вече е имала анализ, той се запазва (Запазени съществуващи анализи); елементите, които не са могли да се запишат, се изброяват под Импортирано с пропуски.

Импорт с приложени цени (от името на подизпълнител)

Когато записвате оферта от името на самоуправляван подизпълнител, Импорт отваря прозорец в една стъпка вместо хъба: изберете файла (може и от Файлове на организацията), Разпознай данни, проверете колоните и натиснете Запази в проекта. Файлът се прилага като план за пълна замяна във фонова задача Приложи цени: съвпадащите редове (същия път на категориите, описание, мерна единица и забележка) получават цената и количеството от файла, новите редове се добавят, а редовете, които ги няма във файла, се премахват. Ценовите конфликти не спират този режим. Вижте Самоуправляван подизпълнител.

Ограничения

Често задавани въпроси

Свързани

• Работа в КСС
• Етикети, филтри, търсене
• Експорт
• Шаблони и ценова история