Създаване на запитване

Как работят запитванията

• Запитването винаги се отделя от КСС. Маркирате позиции или цели категории в остойностена КСС и създавате запитването от тях. Другият начин е от пакет в графика на договаряне. В списъка със запитвания на проекта няма бутон „Ново запитване“, защото запитването изисква избор в КСС.
• Създаването на запитване заключва текущата версия на КСС. BuildColab замразява версията на КСС, от която е отделено запитването, и отваря нова работна версия. Запитването винаги показва позициите такива, каквито са в замразената версия. Така количествата не се менят, докато партньорите ги остойностяват. Очаквайте номерът на версията на КСС да расте при всяко ново запитване. Вижте Версии и сравнение.
• Една КСС може да даде много запитвания. Обичайно е по едно запитване за всеки вид работа — Електро, ОВК, Дограма. Позиция може да е в няколко запитвания, но се възлага само веднъж.
• Запитването е свързано със своята КСС. Отварянето на запитване отваря неговата КСС, филтрирана до позициите му, с панела на запитването вдясно.
• Жизнен цикъл. Новото запитване е Чернова. Изпращането към първия партньор го прави Изпратено. То завършва като Приключено, когато бъде възложено и договорено, оттеглено, приключено от вас или заменено от ревизия. Позициите му могат да се сменят само докато е чернова. След изпращане позициите се сменят само с ревизия. Вижте Ревизии, оттегляне, затваряне.
• Партньорите идват от списъка с партньори на вашата компания. Партньор може да е компания, която вече е в BuildColab, контакт само с имейл, който ще бъде поканен, или самоуправляван подизпълнител, който никога не влиза в системата.

Запитване може да се създаде от остойностена оферта (КСС), от чернова на бюджет на инвеститор и от бюджет по договор. Бутонът Изходящи запитвания е скрит, докато въвеждате оферта от името на самоуправляван подизпълнител, и е неактивен, докато КСС е заключена за друга операция.

Как да създадете запитване от КСС

1. Отворете остойностената КСС на проекта.
2. По желание първо маркирайте позициите и категориите, които искате да поискате. Бутонът за създаване ще покаже броя им.
3. В лентата с действия на КСС, в групата Свързани, натиснете Изходящи запитвания. На тесен екран групата се свива в меню Свързани. Вдясно се отваря панелът Изходящи запитвания.
4. Натиснете Създаване на заявка за оферта. Ако има маркирани позиции, бутонът гласи Създаване на заявка за оферта ({count} избрани).
5. КСС влиза в режим на избор. Лентата „Селектирайте СМР-тата, с които желаете да направите оферта“ показва брояч „{count} избрани позиции“.
6. Маркирайте отделни позиции и цели категории. Маркирането на категория избира позициите в нея. За цялата КСС маркирайте всички категории от първо ниво.
7. Натиснете Запази. Бутонът е неактивен, докато няма избрана позиция. Отказ връща предишния избор.
8. В прозореца Създаване на заявка за оферта въведете името в Запиши запитването като:. Прозорецът показва „Избрани елементи: N“ и „категории: N“.
9. Натиснете Създай заявка или клавиша Enter.

Съобщението „Запитването за оферта беше създадено успешно“ потвърждава създаването. Новото запитване се отваря в панела. КСС вече показва само позициите на запитването, без възможност за редакция. Никой не се уведомява — запитването е чернова.

1. Бутонът Изходящи запитвания в групата Свързани на лентата с действия отваря панела със списъка.
2. Маркираните позиции в КСС се пренасят в новото запитване.
3. Създаване на заявка за оферта ({count} избрани) започва запитване от маркираните позиции.
4. Съществуващите запитвания от тази КСС са изброени с крайния им срок; стрелката отваря всяко от тях.

1. Полето Запиши запитването като: съдържа името на запитването и е задължително.
2. Обобщението показва колко позиции и категории са избрани.
3. Създай заявка създава черновата и заключва текущата версия на КСС.

Как да създадете запитване от пакет

Ако планирате възлагането в графика на договаряне, отворете пакета и натиснете Ново запитване от пакета. Прозорецът Ново запитване попълва името и срока Оферти до от пакета и ви дава възможност да добавите Бележка към изпълнителите. Той казва коя версия на КСС ще бъде заключена. След Създай запитването същият панел на запитването се отваря в страницата на пакета, а запитването остава свързано с пакета. Вижте График на договаряне.

Панелът на запитването

Панелът на запитването е вдясно на страницата на КСС (а при запитване от пакет — в страницата на пакета). При ширина под 1024 пиксела той покрива цялата КСС. Бутонът за затваряне (×) е винаги наличен.

1. Името на запитването; щракнете върху него, за да го редактирате.
2. Краен срок: с полето за дата.
3. Статусът Чернова.
4. Бележката Описание на проекта за партньорите.
5. Прикачи файлове, Редактирай и Самоуправляван изпълнител.
6. Изпрати към партньор отваря избора на партньори.
7. Картата Резултати от запитването/статус на офертата; преди изпращане показва „Офертата все още не е пращана до нито една компания“.

Име, краен срок и бележка

• Име: натиснете името в панела на запитването, за да го промените. Може да се променя, докато запитването не е приключено.
• Краен срок: изберете дата до Краен срок:. Черновата приема всяка дата. След изпращане минала дата се отказва: „Крайният срок не може да е в миналото.“ Днешната дата е разрешена. Срокът е информативен: партньорите могат да отговорят и след него, докато не приключите или оттеглите запитването.
• Бележка: полето с надпис Описание на проекта е бележката към партньорите за това запитване, а не описанието на проекта. До 1000 знака. Enter записва; Shift+Enter добавя нов ред; докато полето е активно, се показва бутон Запази описание.

Когато запишете име, срок или бележка, потвърждението в момента гласи „Заявката за актуализация е изпратена успешно“. При чернова нищо не се изпраща на никого.

Действия според статуса на запитването

Без „Редакция“ на Изходящи запитвания приключването, оттеглянето и възлагането са скрити, а останалите бутони показват съобщение за липса на права.

Промяна на позициите на чернова

1. В панела на запитването натиснете Редактирай. Бутонът е наличен само преди първото изпращане.
2. КСС влиза в режим на избор с маркирани позиции на запитването. Променете избора.
3. Натиснете Запази.

След изпращане позициите са заключени: „Позициите на изпратено запитване не могат да се променят — ревизирайте запитването.“ Вижте Ревизии, оттегляне, затваряне.

Прикачване на файлове

1. В панела на запитването натиснете Прикачи файлове.
2. Изборът на файлове показва файловете и папките на проекта. Вече прикачените са маркирани.
3. Маркирайте файлове и папки, за да ги прикачите; размаркирайте, за да ги откачите. Изборът замества целия набор.
4. Натиснете Прикачи.

Съобщението „Файловете бяха успешно прикачени към запитването за оферта“ потвърждава прикачването. Файлът трябва да е в хранилището на проекта или на компанията ви, да не е изтрит и да имате право да го четете; иначе излиза „Някои файлове не могат да бъдат прикачени…“. Членовете на партньора, които приемат запитването, получават достъп за четене до прикачените файлове. Преди изпращане никой не се уведомява. След изпращане партньорите, които още участват, получават известие за добавени и премахнати документи. Вижте Папки и качване.

Как да изпратите запитването на партньори

1. В панела на запитването натиснете Изпрати към партньор. След първото изпращане използвайте Добави участник → Изпрати към партньор.
2. Прозорецът Изпращане на заявка към партньор показва всички партньори на компанията ви с име, имейл и етикет Самоуправляван, където е приложимо. Пишете в Търси партньор, за да филтрирате по име или имейл.
3. Маркирайте един или няколко партньора. Прозорецът не отбелязва вече поканените партньори.
4. За да поканите компания, която не е в списъка ви, натиснете Добави партньор. Вижте „Нов партньор при изпращане“ по-долу.
5. Натиснете Изпрати към партньор долу. Бутонът е неактивен, докато не маркирате партньор.
6. Потвърдете в Сигурни ли сте?: „След изпращане позициите в запитването не могат да се променят — за промяна ще трябва да го ревизирате. Можете да го оттеглите или приключите по всяко време.“ Натиснете Изпрати.

1. Търси партньор филтрира списъка по име или имейл.
2. Добави партньор добавя компания, която още не е ваш партньор.
3. Всеки ред на партньор има отметка; етикетът Самоуправляван отбелязва изпълнител без вход в системата.
4. Изпрати към партньор води към потвърждението; нищо не се изпраща, преди да потвърдите.

Съобщения след изпращане:

• „Запитването за оферта беше изпратено успешно до избраните компании“ — всички маркирани партньори са поканени.
• „Запитването беше изпратено до {successful} компании. Пропуснати: {skipped}.“ — част от тях вече са били поканени.
• „Запитването вече е изпратено към избраните компании за този проект“ — всички маркирани вече са поканени. Никой не се кани два пъти.
• „Грешка при изпращане на запитването за оферта“ — изпращането не е успяло.

Запитването става Изпратено, а картата на всеки партньор показва Изпратена. Можете да каните още партньори, докато запитването е отворено.

Нов партньор при изпращане

1. В прозореца за изпращане натиснете Добави партньор.
2. В Добавяне на партньор потърсете компания, която вече е в BuildColab, с Търси компания.
3. Ако я няма в BuildColab, попълнете формата Създаване на партньор: Име на компания, Имейл на компания и Телефон на компания.
4. Натиснете Добави. Съобщението „Успешно добавяне на партньор“ потвърждава добавянето; натиснете Затвори.
5. Новият партньор се появява в прозореца за изпращане. Маркирайте го и изпратете.

Добавянето на партньор само по себе си не изпраща нищо. Партньорът се уведомява едва когато му изпратите запитване. Вижте Партньори.

Какво получава партньорът

Имейл. Всеки партньор с имейл адрес получава един имейл, когато за първи път му изпратите запитването. Имейлът е на български или английски: на езика от профила на получателя, ако адресът принадлежи на акаунт в BuildColab със запазен език; иначе на езика на изпратилия; иначе на български. Тема: „Нова заявка за оферта от {вашата компания}“ (на английски „New request for quotation from {вашата компания}“). В него има проектът, името на запитването, броят позиции за остойностяване, крайният срок (или „Няма определен краен срок“), връзка и указания как да отговори: да влезе в системата и да отвори „Запитвания“ или да се регистрира и после да отвори връзката, за да избере компанията, която ще отговори.

• Ако партньорът вече е свързан с компания в BuildColab, връзката отваря запитването в тази компания.
• Ако не е, връзката отваря страница, на която човекът влиза или се регистрира и избира или създава компанията, която ще отговори. Вижте Входящи запитвания.
• Самоуправляваният подизпълнител не получава имейл.

Известие в приложението. Ако партньорът вече е свързан с компания в BuildColab, членовете ѝ, които могат да приемат запитвания, получават известие „Изисква действие“: „Получихте запитване „{requestName}“ — проект „{projectName}““. Срокът му е крайният срок на запитването.

Партньори, които не можете да поканите отново

Партньор, който е отказал, или от когото сте оттеглили запитването, не може да бъде поканен отново в същото запитване. Маркирането му дава съобщението „вече е изпратено“. За да достигнете отново до този партньор, ревизирайте запитването и изпратете новата ревизия на него или създайте ново запитване. Вижте Ревизии, оттегляне, затваряне.

Партньори без профил в BuildColab

Не добавяйте като обикновен партньор подизпълнител, който работи само по телефон или имейл и никога няма да влезе в системата. В панела на запитването натиснете Самоуправляван изпълнител; след изпращане бутонът е в менюто Добави участник. След това въвеждате офертата от негово име. Никой не получава имейл. Вижте Външни оферти.

Списъкът с изходящи запитвания на проекта

Елементът Изходящи запитвания в страничното меню на проекта, /projects/{project}/offer-requests, показва всички запитвания, които вашата компания е създала от своите КСС в този проект. Показват се само КСС със запитвания.

• Групиране: По КСС (по подразбиране) или Без групиране. Групите показват името на КСС, „в. {n}“ и броя запитвания и могат да се свиват.
• Колони: Запитване с името, „· ревизия {n}“, етикетите заменена или текуща и от в. {n}; Създадено; Получатели (всички поканени партньори, включително отказалите и оттеглените); Отговори (брой оферти); Статус.
• Натиснете ред, за да отворите запитването до неговата КСС.
• Празен списък: „Все още няма изпратени запитвания за този проект.“

Колоната Статус в този списък в момента е празна за обикновените запитвания. Отворете запитването, за да видите статуса му в панела.

Статуси на запитването

Съобщения за грешки

Често задавани въпроси

Свързани

• Ревизии, оттегляне, затваряне
• Сравняване на оферти
• Възлагане
• Партньори
• Външни оферти
• График на договаряне