Входящи запитвания

Как стига запитването до вас

Компания възложител ви изпраща запитване за оферта от своя КСС. Как стига то до вас, зависи от това дали компанията ви вече е свързана с този възложител в BuildColab.

• Компанията ви вече е свързана с възложителя. Членовете на компанията ви, които могат да приемат запитвания, получават известие „Получихте запитване „{requestName}“ — проект „{projectName}““ в категорията „Изисква действие“ със срок — крайния срок на запитването. Изпраща се и имейл до имейл адреса на компанията ви. И двете отварят страницата на запитването.
• Вие сте само имейл контакт в списъка с партньори на възложителя. Имейлът е единственото съобщение. Връзката в него отваря страница, на която влизате в системата (или първо се регистрирате) и избирате или създавате компанията, която ще отговори. Така компанията ви се свързва с възложителя. Вижте „Избор на компанията, която отговаря“ по-долу.

Имейлът отива на имейл адреса на компанията ви, който възложителят е записал. Той е на български или на английски: на езика от профила на получателя, ако адресът принадлежи на акаунт в BuildColab със запазен език; иначе на езика на потребителя от страна на възложителя, изпратил запитването; иначе на български. Тема на българския имейл: „Нова заявка за оферта от {компания възложител}“. В него са проектът, името на запитването, броят позиции за остойностяване, крайният срок (или „Няма определен краен срок“), връзката и указания как да отговорите.

След като компанията ви е свързана с възложителя, следващите му запитвания пристигат директно като известия и имейли, които отварят страницата на запитването.

Страницата „Получени запитвания“

Натиснете Запитвания в страничното меню на компанията. Брояч до него показва запитванията, които чакат вашето решение. Страницата Получени запитвания показва всяко запитване, изпратено до компанията ви от всеки възложител по всички проекти, най-новите първи. Няма търсене и страници.

1. Елементът Запитвания в страничното меню на компанията с брояч за чакащите решение.
2. Колоната Дата: кога е създадено запитването.
3. Колоната Запитване: името, с „· ревизия {n}“ за ревизиите.
4. Колоните Възложител и Име на проект.
5. Етикетът в Статус показва статуса на вашата компания по това запитване.
6. Преглед отваря запитването. Неактивен е за отказани запитвания.

Статуси в списъка с получени запитвания

Внимавайте с етикетите: Прието означава, че офертата ви е изпратена; В изчакване означава, че сте приели запитването, но още не сте изпратили оферта.

Всяка ревизия на запитване е отделен ред, включително заменените. Старата ревизия запазва последния си статус; отворете я, за да видите банера „отговорете на новата версия“.

Страницата на запитването

Отворете запитване с Преглед или с натискане на реда му. Прегледът на запитването и файловете му не ви задължава с нищо.

1. Стрелката назад връща към списъка с получени запитвания.
2. Заглавието Запитване с името на проекта и редът с име на запитването, компания възложител и дата.
3. Бележката на възложителя, ако има такава.
4. Краен срок: с датата, ако възложителят е задал срок.
5. Файлове отваря документите, прикачени от възложителя.
6. Откажи и Приеми.
7. Количествената сметка: Описание, Мерна единица, Количество и Забележка, групирани в категориите на възложителя.

• Количествената сметка никога не показва цените на възложителя. На тази страница няма експорт; след приемане офертата ви съдържа същите позиции.
• Файлове е активен и преди приемане, за да видите какви документи е прикачил възложителят, преди да решите. Става неактивен, след като откажете, ако бъдете оттеглени или не ви бъде възложено, и когато запитването е приключено.
• Приеми и Откажи са активни само докато запитването чака вашето решение.
• Крайният срок е информация. Той никога не блокира отговора ви: можете да приемете и да изпратите оферта и след него, докато възложителят не приключи или оттегли запитването. Все пак отговаряйте навреме.

Банери на страницата на запитването

Показва се най-много един банер, който казва какво е направил възложителят:

• „Вашата оферта беше избрана.“
• „Възложителят ревизира това запитване — отговорете на новата версия.“ с бутон Отвори „{requestName}“, който води към новата ревизия.
• „Оттеглено от възложителя — вече не е нужно да отговаряте.“
• „Възложителят избра друга оферта.“
• „Това запитване е приключено.“
• „Това е ревизия на „{requestName}“ — офертата ви е пренесена с цените на непроменените позиции. Прегледайте я и я изпратете.“, когато сте приели предишната версия.
• „Това е ревизия на запитване „{requestName}“.“, когато не сте я приели.

Страницата с файлове

Файлове на страницата на запитването отваря списък само за четене с документите, прикачени от възложителя. Не можете да качвате файлове или да създавате папки. Всеки ред има икона за изтегляне вместо меню. Страницата няма собствен бутон за връщане; използвайте бутона „Назад“ на браузъра. Когато възложителят по-късно добави или премахне файлове, получавате известие „Документите към запитването „{requestName}“ бяха променени (добавени: {added}, премахнати: {removed})“. Ако възложителят оттегли запитването от вас, губите достъпа до файловете.

Как да приемете запитване

1. На страницата на запитването натиснете Приеми.
2. Потвърдете в Потвърдете действието: „Сигурни ли сте, че искате да приемете запитването?“ Натиснете Приеми оферта или Назад.
3. Отваря се прозорецът Добавяне на член към проекта. Членовете на компанията ви са групирани по роли, с Търсене на членове и Всички. Вие и собственикът на компанията сте отметнати и не можете да бъдете премахнати.
4. Отметнете колегите, които ще остойностяват офертата. Всеки получава правата в проекта според ролята си, затова изберете хора, чиято роля има Оферти с „Редакция“.
5. Натиснете Запази. Отказ тук отменя приемането; запитването остава да чака.

1. Търсене на членове филтрира списъка.
2. Вашият ред „(Вие)“ е отметнат и не може да се махне; собственикът на компанията също винаги е включен.
3. Отказ и Запази.

Какво става при приемане:

• Появява се съобщение „Приета оферта“ и отивате на страницата на проекта на възложителя.
• Компанията ви влиза в проекта на възложителя като подизпълнител. Не се създава отделен проект. Проектът се появява в списъка ви с проекти във фаза Офериране.
• Избраните колеги стават членове на проекта и получават достъп за четене до прикачените файлове.
• На страницата Оферти на проекта се създава първа оферта с име „{Име на проекта} - Offer 1“. Тя съдържа поисканите позиции и категории, без цени.
• Статусът ви в списъка с получени запитвания става В изчакване.
• Възложителят не се уведомява. Той вижда „Обработва се“ във вашата карта.

Следва: остойностете офертата и я изпратете. Вижте Подготовка и подаване на оферта.

Как да откажете запитване

1. На страницата на запитването натиснете Откажи.
2. Потвърдете в Потвърдете действието: „Сигурни ли сте, че искате да откажете запитването? Това действие е необратимо.“ Натиснете Откажи оферта или Отказ.

Появява се съобщение „Отказана оферта“ и се връщате в списъка с получени запитвания.

Няма трети отговор като „върни с коментар“. Ако имате въпроси, свържете се с възложителя директно, преди да решите.

Избор на компанията, която отговаря

Ако сте поканени само по имейл, връзката в имейла отваря /partners/{partner}/offer-requests/{request}/select-company-for-partnership. Трябва да сте влезли в системата. Ако нямате профил в BuildColab, първо се регистрирайте (имейлът обяснява как) и отворете връзката отново. Вижте Регистрация и вход.

Стъпка 1: Изберете организация

1. Страницата Изберете организация показва компаниите, в които членувате: „Продължете към разглеждане на запитването чрез организацията, към която принадлежите.“
2. Натиснете компанията, която трябва да отговори.
3. Потвърдете в Потвърждение („Потвърдете отварянето на партньорство“) с Да.

BuildColab свързва компанията ви с възложителя, превключва избраната ви компания към нея и отваря страницата на запитването. Оттук нататък запитванията от този възложител пристигат директно в тази компания. При неуспех виждате „Неуспешно създаване на партньорство“.

Стъпка 2: Създаване или присъединяване към организация

Ако подходящата компания я няма в списъка, натиснете Избери друга организация. Имате две възможности:

• Създаване на нова организация: натиснете Създай организация. Формата на компанията може да използва данните, въведени от възложителя; редактирайте ги при нужда. При запазване компанията се създава, свързва се с възложителя и запитването се отваря.
• Присъединяване към организация: дайте имейла си на ръководителя си, за да ви покани, и приемете поканата от Покани.

Върни се назад връща към стъпка 1. Вижте Създаване или присъединяване към компания.

Какво виждате, когато възложителят действа

За заявките за актуализация и офертите вижте Подготовка и подаване на оферта.

Запис на търг, получен извън BuildColab

Понякога възложител, който не използва BuildColab, ви изпраща КСС по имейл или на хартия. Можете да запишете този търг като собствена база на запитване, да замразите количествата и да остойностите една или няколко оферти по нея. Това е „самостоятелно“ запитване. Може да го направи само компанията, създала проекта.

Как да създадете самостоятелно запитване

1. Отворете страницата Оферти на своя проект, /projects/{project}/offers.
2. Натиснете Ново запитване в лентата с действия или „+“ в полето Запитвания. При празен проект страницата казва „Все още няма оферти по този проект.“ със същия бутон. От страницата на проекта Създай запитване в картата с входящи запитвания отваря същия прозорец.
3. В прозореца Ново запитване въведете Име и натиснете Създай.
4. Базата на запитването се отваря на /projects/{project}/offer-requests/{request}/base: КСС само с количества, без цени.
5. Заредете количествата на възложителя. Обикновено с Обмен → импорт от Excel. Вижте Импорт от Excel.
6. Натиснете Виж детайли под Изглед, за да отворите панела на запитването и да зададете срок и бележка или да прикачите файлове.
7. Натиснете Приеми КС. Потвърдете Финализиране на запитването: „Сигурни ли сте, че искате да финализирате базата на офертата? Количествената сметка ще бъде заключена и автоматично ще бъде създадена Оферта 1.“

Финализирането върви във фонов режим („Финализиране на запитването...“). Когато приключи, се появява „Запитването беше финализирано успешно.“ и се връщате на страницата „Оферти“. Запитването показва Активно с бутони Отвори запитване, Създай оферта и бутон за изтриване. Незавършената база показва Чернова с „Чернова · няма оферти“.

Финализирането се отказва, когато базата няма позиции („Quantity list must contain at least one task before finalizing“) или вече е финализирана.

Работа със самостоятелно запитване

• Създай оферта при самостоятелно запитване винаги създава нова оферта, така че един търг може да има няколко остойностени варианта.
• Няма възложител в BuildColab, затова няма Изпрати към възложител. Използвайте Експорт на офертата, за да подготвите файла, който изпращате. Вижте Експорт.
• Когато възложителят приеме офертата ви извън платформата, запишете сделката с Превърни в договор. Вижте Самоуправляван подизпълнител.
• Финализирано самостоятелно запитване може да бъде ревизирано от панела му: отваря се ново копие на базата като чернова за промените ви.
• Самостоятелните запитвания никога не се показват в списъците с получени или изходящи запитвания.

Как да изтриете самостоятелно запитване

Натиснете червения бутон Изтрий запитването на страницата „Оферти“ или изтрийте базата, докато е чернова. Потвърдете Изтриване на запитването: „Сигурни ли сте, че искате да изтриете това запитване? Действието не може да бъде отменено.“ Изтриват се запитването и всичките му оферти. Изтриването се отказва, ако оферта от него е станала договор: „Не може да изтриете запитването — оферта от него вече е преобразувана в договор.“

На безплатния план можете да създавате, финализирате, остойностявате и изтривате самостоятелни запитвания. Промяната на име, срок или бележка на самостоятелно запитване и ревизията му използват правото Изходящи запитвания, което изисква платен план или пробен период.

Права и план

И трите са в безплатния план. Член на платена компания без лиценз за място също може да отговаря на запитвания. Без достъп по план страницата показва „Тази функция е в по-висок план“; без право в ролята — „Нямаш достъп до този раздел“.

Съобщения за грешки

Често задавани въпроси

Свързани

• Подготовка и подаване на оферта
• Създаване или присъединяване към компания
• Известия и настройки
• Предложения за договор
• Офериране