Как работи отчетът
На тази страница
| Къде | Панелът Отчети на договора (бутон в КСС на договора или на страницата с детайли на договора); страницата на отчета /projects/{project}/payment-applications/{report}/draft (чернова) или /projects/{project}/payment-applications/{report}/review (изпратени и приключени отчети). |
|---|---|
| Кой може | Отчети с ниво Преглед – за разглеждане; с ниво Редакция – за действия. Платен план или пробен период. Компанията ви трябва да е една от двете страни по договора. |
| Свързани | Създаване и подаване, Преглед и одобрение, Договори, Статуси |
Двете страни по отчета
Всеки отчет принадлежи на точно един подписан договор и договорът определя кой какво прави:
| Страна | Коя компания е | Какво прави с отчетите |
|---|---|---|
| Изпълнител | Компанията, която е получила договора и извършва работата – например подизпълнител или генерален изпълнител спрямо инвеститора. | Създава отчета, въвежда количествата за периода, добавя забележки, файлове и позиции извън договора, избира отговорник и изпраща. Вижда своите чернови. |
| Възложител | Компанията, която е възложила договора и плаща работата. | Получава изпратения отчет, преглежда го, одобрява го, отговаря с насрещно предложение или го отхвърля. Никога не вижда черновите на изпълнителя. |
Изключение: когато изпълнителят е самоуправляван подизпълнител без собствени потребители в BuildColab, възложителят подготвя и финализира отчета от негово име. Вижте Външни отчети.
В регистрите на отчети един и същ отчет има различен Тип за двете страни: Бюджет за изпълнителя, който фактурира на своя възложител, и Разход за възложителя, който плаща на изпълнителя.
Какво съдържа отчетът
- Позициите на договора. При създаване BuildColab копира всички позиции от КСС на договора – във версията, по която договорът е подписан (или версията от последната му промяна), с договореното количество и единичната цена. Позиции не се избират; въвеждат се само количества.
- Количеството за периода. Всяка позиция започва от 0. Изпълнителят въвежда колко е изпълнено през периода в групата колони За периода. Стойност = количество × договорна единична цена.
- Забележки. Всяка позиция има своя клетка ЗАБЕЛЕЖКА, отделна от бележката на позицията в КСС. Забележките се виждат и от двете компании.
- Файлове. Протоколи за измерване, снимки или фактури, прикачени към отчета. Двете компании могат да ги виждат, изтеглят и прикачват при всеки статус.
- Позиции извън договора. Допълнителна работа, която договорът не покрива, остойностена в отчета. Вижте Позиции извън договора.
- Отговорник. Човекът от компанията, която подготвя отчета, отговорен за него.
- Обща сума. Сборът от стойностите за периода на всички позиции, показан като Общо: в заглавието на отчета.
Изпълнено до момента, остатък и ограничението по договора
До данните от договора отчетът показва три групи колони:
| Група колони | Значение |
|---|---|
| За периода | Количество и стойност, заявени в този отчет. |
| Изпълнено до момента | Количество и стойност, вече одобрени в други отчети по същия договор. Това е сборът на всички одобрени отчети, независимо в какъв ред са одобрени. Черновите и изпратените отчети не се броят, докато не бъдат одобрени. |
| Остатък | Договорено количество − (изпълнено до момента + за периода). Може да е отрицателен само при договор с доказване на количества. |
Дали позиция може да се отчете над договореното количество, зависи от типа на договора, избран при подписването:
- Договорите с фиксирана цена (и по-старите договори без тип) са ограничени. Не можете да въведете количество за периода, което изкарва позицията над договореното; клетката показва Максимум: {max}. За повече работа е нужна промяна по договор. Когато одобрените отчети покрият цялата стойност на договора, бутонът Създай отчет става неактивен с подсказка „Договорът е напълно усвоен — всички договорени количества вече са одобрени.“
- Договорите с доказване на количества (по единични цени) не са ограничени. Може да отчетете повече от договореното. Позицията се оцветява в червено с „Над договорното количество с {qty}“, а % факт. в регистъра може да надхвърли 100.
Ограничението важи навсякъде, където количество влиза в отчета: ръчно въвеждане, Актувай пълното количество, импорт от Excel и изтегляне от отчети на подизпълнители. Проверява се отново при одобрение, така че два отчета, одобрявани едновременно, не могат заедно да надхвърлят договореното количество; второто одобрение се отхвърля със съобщение, че друг отчет е бил одобрен преди това.
Ред на ход и рундове
Докато отчетът е изпратен, само едната компания може да действа по него. Казваме, че тя „е на ход“.
- След Изпрати за одобрение ходът преминава към възложителя.
- Компанията на ход може да одобри, да отхвърли или да изпрати насрещно предложение. Насрещното предложение променя количества, забележки или нови позиции и предава хода на другата компания.
- Компанията, която не е на ход, чака. Тя вижда „Изчаква се {company}“ и може само да Оттегли своето предложение.
- Компанията на ход вижда „Изчаква се вашият отговор“. В панела „Отчети“ картата ѝ показва Вашият ред, а другата компания вижда Ред на контрагента.
- Виж историята ({count}) показва броя на рундовете досега.
- Оттегли е единственото действие за компанията, която не е на ход.
- Лентата за договаряне „Изчаква се {company}“ назовава компанията на ход.
Всяко изпращане и всяко насрещно предложение се записва като рунд – замразено копие на всички количества, забележки и нови позиции. Първият рунд се казва Първоначално подаване, следващите – Версия №{n}. Рундовете не могат да се променят. Можете да ги покажете като допълнителни колони и да ги сравните; вижте Преглед и одобрение. Одобрението винаги приема последния рунд.
Статуси
- Карта със статус Изпратен и етикет за реда, тук Ред на контрагента.
- Карта със статус Одобрен. Тя вече не може да се променя.
| Статус | Значение | Какво следва |
|---|---|---|
| Чернова | Изпълнителят подготвя отчета. Вижда го само изпълнителят (при самоуправляван подизпълнител – възложителят, който го подготвя). | Редакция, Изпрати за одобрение или Изтрий чернова. При самоуправляван подизпълнител: Финализирай. |
| Изпратен; възложителят вижда Получен | Отчетът е в преглед. Един статус с два етикета: изпратилата го компания вижда „Изпратен“, получаващата – „Получен“. | Компанията на ход: Одобри, Насрещно предложение, Отхвърли. Другата компания: Оттегли. |
| Одобрен | Окончателен. Количествата влизат в „Изпълнено до момента“ по договора и в сертифицирания разход на възложителя. | Нищо. Само записан отчет на самоуправляван подизпълнител може да се анулира, и то само последният. |
| Отхвърлен | Отказан със задължителна причина, показана най-горе в отчета като Причина за отхвърляне:. | Изпълнителят може да го Ревизира в нова чернова, ако е най-новият отчет по договора и договорът не е променян оттогава. |
| Оттеглен | Изтеглен от компанията, изпратила текущото предложение. Окончателен; историята на рундовете се пази. | По този отчет – нищо. Започнете нов отчет, включително от някой от рундовете му с Нов от предишна версия. |
Всички действия накратко
| Действие | Кой | Промяна на статуса | Кой се уведомява |
|---|---|---|---|
| Създай отчет | Изпълнителят, Редакция | нова Чернова | Никой |
| Изпрати за одобрение | Изпълнителят, Редакция | Чернова → Изпратен; рунд 1 | Възложителят: имейл „{изпълнител} изпрати отчет №{n} за одобрение“ и известие „Отчет #{n} по {договор} чака одобрение ({сума})“ |
| Насрещно предложение → Изпрати насрещно предложение | Компанията на ход | остава Изпратен; нов рунд; ходът се сменя | Другата компания: имейл „{компания} направи насрещно предложение по отчет №{n}“ и известие „Насрещно предложение по Отчет #{n}“ |
| Одобри | Компанията на ход | Изпратен → Одобрен | Другата компания: имейл „Отчет №{n} беше одобрен от {компания}“; известие „Отчет #{n} беше одобрен“ |
| Отхвърли | Компанията на ход | Изпратен → Отхвърлен | Другата компания: имейл „Отчет №{n} беше отхвърлен от {компания}“; известие „Отчет #{n} беше отхвърлен“ |
| Оттегли | Компанията, изпратила текущото предложение | Изпратен → Оттеглен | Другата компания: имейл „{компания} оттегли отчет №{n}“; известие „Отчет #{n} беше оттеглен“ |
| Ревизирай | Изпълнителят, Редакция | Отхвърленият остава; нова Чернова, копирана от него | Никой |
| Изтрий чернова | Изпълнителят, Редакция | Черновата се изтрива | Никой |
| Смяна на Отговорник | Подготвящата компания, Редакция, само в Чернова | няма | Новият отговорник: имейл „Вие сте отговорник по отчет №{n}“ и известие „Назначени сте за одобряващ на Отчет #{n}“ |
| Запиши отчет, Финализирай, Анулирай отчет | Възложителят на самоуправляван подизпълнител | Чернова → Одобрен; Одобрен → изтрит | Никой |
Имейлите се изпращат на имейл адреса на другата компания (от профила на компанията) и водят направо към отчета. Имейлът е на български или английски: на езика, запазен в профила на акаунта в BuildColab с този адрес; ако такъв няма – езикът на потребителя, извършил действието, а по подразбиране български. Имейлът за назначаване отива лично до назначения човек. Известията в приложението получават членовете на проекта с право Отчети; вижте Известия и настройки.
Няколко отчета по един договор
Обикновено по договора има по един отчет за период: Отчет №1 за първия месец, Отчет №2 за втория и т.н. BuildColab позволява по един договор да съществуват едновременно няколко чернови и няколко изпратени отчета. Всеки има свой номер, свое договаряне и свое одобрение. Редът на одобряване няма значение: изпълненото до момента винаги е сборът на всички одобрени отчети.
Две ограничения пазят веригата последователна: след отхвърляне може да се ревизира само най-новият отчет по договора, а при самоуправляван подизпълнител може да е отворен само един отчет наведнъж.
Какво променя одобрението
- Количествата на отчета се отбелязват като одобрени и влизат в Изпълнено до момента на всеки следващ отчет по договора.
- При възложителя одобрената стойност се показва като сертифицирана в бюджета и във финансовото табло. Вижте Финансово табло.
- Позициите извън договора, които отчетът носи, се вливат в договора като нова версия на КСС. Отворена чернова на промяна по договора се обезсилва и трябва да се създаде отново от актуализирания договор. Вижте Позиции извън договора.
- Изпълнителят получава известието „Отчетът ви е одобрен. Предстои фактуриране.“ Самото фактуриране е извън BuildColab.
Когато договорът се промени
Промяната по договор създава нова версия на договора. Отчетите, създадени след нея, използват новите позиции, количества и цени. По-старите отчети продължават да показват версията на КСС, по която са направени. Отхвърлен отчет, направен преди промяната, не може да се ревизира – създайте нов отчет.
Права и план
| Какво искате да направите | Какво ви трябва |
|---|---|
| Отваряне на панела „Отчети“, на отчет, на регистрите и справките; експорт | Отчети с ниво Преглед |
| Създаване, редакция, изпращане, одобряване, насрещно предложение, отхвърляне, оттегляне, ревизия, изтриване на чернова, прикачване на файлове, избор на отговорник, записване, финализиране, анулиране | Отчети с ниво Редакция, плюс правилната страна по договора (а за одобряване, насрещно предложение и отхвърляне – да сте на ход) |
| Отваряне на ресурсния анализ на позиция извън договора | Ресурсен анализ с ниво Преглед |
| Всичко изброено | Платен план или пробен период. Отчети не е част от безплатния план; член без лиценз за работно място получава само безплатните функции. |
Без правото бутонът Отчети показва съобщение за липсващо право вместо панела, а записът Регистър на отчети в менюто е заключен. Вижте Справочник на правата.
Често задавани въпроси
Кой подава отчета – възложителят или изпълнителят?
Изпълнителят, т.е. компанията, получила договора и извършваща работата. Възложителят само преглежда. Единственото изключение е самоуправляваният подизпълнител, чиито отчети възложителят записва сам.
Защо един и същ отчет при мен е „Изпратен“, а при възложителя – „Получен“?
Това е един и същ статус, видян от двете страни. Изпратилата го компания вижда Изпратен, получаващата – Получен.
Защо не мога да въведа повече от договореното количество?
Договорът е с фиксирана цена (или без тип), затова е ограничен и показва Максимум: {max}. За да отчетете повече, е нужна промяна по договор, която увеличава количеството. Договорите с доказване на количества допускат превишение.
Може ли възложителят да промени моите количества?
Не директно. Когато е на ход, възложителят може да изпрати насрещно предложение с други количества. Вие го приемате с Одобри, отговаряте с ново насрещно предложение или го отхвърляте. Всяка версия се пази в историята.
Може ли одобрен отчет да се отвори отново?
Не. Одобрението е окончателно. Коригирайте разликата в следващия отчет или чрез промяна по договор. Анулира се само записан отчет на самоуправляван подизпълнител, и то само последният.
Може ли по един договор да има два отворени отчета?
Да, при обикновените договори. Няколко чернови и няколко изпратени отчета могат да съществуват едновременно и всеки се одобрява отделно. При самоуправляван подизпълнител – само по един.
Къде влизат ДДС, удръжките и авансът?
Никъде. Отчетите нямат ДДС, гаранционни удръжки или приспадане на аванс; тези стойности се пазят само в договора.
Кой получава имейли за отчета?
Имейл адресът на другата компания получава имейл при изпращане, насрещно предложение, одобрение, отхвърляне и оттегляне; назначеният отговорник получава имейл при назначаването. Имейлът е на езика от профила на получателя, а ако такъв няма – на езика на потребителя, извършил действието (по подразбиране български). Отчетите на самоуправлявани подизпълнители не изпращат имейли.