Работни карти
На тази страница
- За какво са работните карти
- Работна карта и отчет – сравнение
- Статуси
- Страницата „Работни карти“
- Как да създадете работна карта
- Как да попълните работна карта
- Как да подадете работна карта
- Как да приемете или върнете работна карта (офис)
- Как да поправите върната работна карта
- Отговорници на папки и работни карти
- Използване на приетите работни карти
- Често задавани въпроси
- Свързани
| Къде | Менюто на проекта → Работни карти във фаза изпълнение, /projects/{project}/progress-reports. Отделна работна карта: /projects/{project}/progress-reports/{card}/draft или .../review. |
|---|---|
| Кой може | Право Работни карти: Преглед – за отваряне на списъка и картите, Редакция – за създаване, попълване, подаване и започване на нова чернова. Приемането и връщането изискват Отчети на ниво Пълен достъп. Работни карти подава само компанията изпълнител по подписан договор върху основната ѝ количествено-стойностна сметка (КСС). Платен план или пробен период; не са включени в безплатния план. |
| Свързани | Създаване и подаване, Отчитане на напредък, Справочник на правата |
За какво са работните карти
На обекта майсторите и техническите ръководители записват какво е изградено – ден по ден или седмица по седмица. По-късно офисът превръща това в официалния отчет към възложителя. Работните карти са тази първа стъпка в BuildColab: обектът подава количествата, офисът ги проверява и приема, а приетите количества след това се използват наново, вместо да се преписват.
- Вътрешни за компанията ви. Другата страна по договора (възложителят) никога не вижда вашите работни карти – нито в панела „Отчети“, нито в регистъра на отчетите, нито в експорти или известия.
- Без пари. Работната карта показва само количества. Няма обща сума, няма междинни суми по цени и няма ефект върху договора, отчетите, финансовото табло или разходите.
- Проверени от офиса. Работната карта се брои едва след като човек с Отчети на ниво Пълен достъп я приеме.
- Използват се два пъти. Приетите работни карти могат да се изтеглят в нов отчет с Нов отчет от работни карти…, а строителният график може да показва напредъка си по тях.
Работна карта и отчет – сравнение
| Тема | Работна карта | Отчет |
|---|---|---|
| Кой я вижда | Само вашата компания | Двете страни по договора |
| Пари | Няма – само количества | Количества × договорни единични цени, с обща сума |
| Кой решава | Вашият офис: човек с Отчети на ниво Пълен достъп я приема или връща | Възложителят одобрява, прави насрещно предложение или отхвърля |
| Статуси | Чернова, Подадена, Приета, Върната | Чернова, Изпратен, Одобрен, Отхвърлен, Оттеглен |
| Рундове, насрещни предложения, оттегляне | Не | Да |
| Позиции извън договора | Не | Да |
| Експорт в Excel | Не | Да |
| Номериране | Собствена поредица за всеки договор: Работна карта №1, №2… | Отчет №1, №2… за всеки договор |
| Право | Работни карти | Отчети |
Статуси
| Статус | Значение | Какво следва |
|---|---|---|
| Чернова | Авторът попълва количества. Промените се записват автоматично. | Авторът (или човек с пълен достъп) натиска Подай. |
| Подадена | Чака офиса. Количествата вече не могат да се променят. | Човек с Отчети на ниво Пълен достъп натиска Приеми или Върни. Авторът не може да я оттегли. |
| Приета | Офисът е потвърдил количествата. Те вече се броят в източниците на прогреса в графика и могат да се използват за отчет. | Изтегля се в отчет с Нов отчет от работни карти…; колоната Използвана в показва всеки отчет, в който е използвана. Една работна карта може да се използва в повече от един отчет. |
| Върната | Офисът я е върнал с коментар, показан като Причина за връщане. | Авторът натиска Нова чернова, за да я поправи и подаде отново. |
Страницата „Работни карти“
Отворете проекта и натиснете Работни карти в менюто на проекта. Записът се появява във фаза изпълнение, веднага след Регистър на отчети, и е заключен без право Работни карти. Страницата изброява всички работни карти на проекта. Всеки с Преглед вижда всички, независимо кой е отговорникът им.
| Елемент | Какво показва или прави |
|---|---|
| Поле за търсене | Стеснява списъка по текст. |
| Филтри | Филтриране по Договор, Статус и Отговорник. |
| Нова работна карта | Създава чернова. Показва се при право Работни карти на ниво Редакция. |
| Колона Работна карта | Номерът, например Работна карта №3. |
| Колона Договор | Договорът (името на неговата КСС), към който е картата. |
| Колона Статус | Чернова, Подадена, Приета или Върната. |
| Колона Отговорник | Човекът, който отговаря за работната карта. |
| Колона Подадена на | Датата на подаване или тире. |
| Колона Използвана в | Всички отчети, в които е изтеглена, например №2, №5. При повече от три отчета се показва броят им, например 4 отчета, а пълният списък е в подсказката. Тире, ако картата още не е използвана. |
| Прегледай | Отваря работната карта. |
Ако още няма карти, страницата показва „Все още няма работни карти.“
Как да създадете работна карта
- Отворете проекта и натиснете Работни карти в менюто на проекта.
- Натиснете Нова работна карта.
- Ако компанията ви може да подава само по един договор, черновата се създава веднага и се отваря. Ако договорите са няколко, се отваря прозорецът Нова работна карта: изберете договора в Договор (подсказка „Изберете договор“) и натиснете Нова работна карта.
- Черновата съдържа позициите на договора с договореното количество. Всички количества за периода са 0.
Работни карти се подават само по подписан договор, в който компанията ви е изпълнител, върху основната КСС на компанията. Ако няма такъв, се показва „Няма подписан договор, по който да подадете работна карта.“ Всяко натискане създава нова, отделна чернова.
Ако папките на основната ви КСС имат отговорници (Отговорник на папка) и вие нямате пълен достъп, черновата съдържа само позициите от папките, за които отговаряте, и вие ставате неин отговорник. Ако не отговаряте за нито една папка, създаването се отказва с „Нямате папки, за които сте отговорник в тази КСС.“ Правилата са в раздела „Отговорници на папки и работни карти“ по-долу.
Как да попълните работна карта
Страницата на работната карта работи като страницата на чернова на отчет, но без парите.
- Щракнете в клетка За периода и въведете количеството, изпълнено след последната работна карта. Промените се записват автоматично.
- За да попълните количества от ведомост, използвайте Импортирай от Excel; импортът работи както е описано в Създаване и подаване.
- Добавете забележки в колоната за забележки, където офисът има нужда от обяснение.
Заглавната част показва Работна карта №{n}, статуса и Отговорник. Няма Общо, няма междинни суми, рундове, експорт, Изтегли от отчети на изпълнители и позиции извън договора. Докато картата е чернова, отговорникът ѝ може да се сменя; когато основната ви КСС използва отговорници на папки, само човек с Отчети на ниво Пълен достъп може да го смени.
Как да подадете работна карта
- Проверете количествата в черновата.
- Натиснете Подай.
Бутонът е неактивен, докато поне едно количество не е над 0. След подаването статусът става Подадена и количествата се заключват. Картата отива към вашия офис, не към възложителя. Подадена работна карта не може да се оттегли; ако е грешна, помолете офиса да я върне.
Как да приемете или върнете работна карта (офис)
Само човек с Отчети на ниво Пълен достъп вижда тези бутони – при подадена работна карта.
- На страницата Работни карти филтрирайте по статус Подадена и натиснете Прегледай на картата.
- Проверете количествата и забележките.
- За да приемете, натиснете Приеми и потвърдете „Да приемем ли работната карта? Приетите работни карти могат да се използват за следващ отчет.“ Статусът става Приета.
- За да я върнете, натиснете Върни. Прозорецът казва „Работната карта ще бъде върната на автора си. Напишете какво трябва да се поправи.“ Въведете причината в „Какво трябва да се поправи?“ (коментарът е задължителен) и натиснете Върни. Статусът става Върната.
Как да поправите върната работна карта
- Отворете върнатата работна карта. Коментарът на офиса се вижда като Причина за връщане.
- Натиснете Нова чернова. Отваря се нова чернова с количествата и забележките от върнатата карта.
- Поправете я и натиснете отново Подай.
Нова чернова се показва на хората с Работни карти на ниво Редакция, които могат да редактират тази карта: когато се използват отговорници на папки – на нейния отговорник или на човек с пълен достъп.
Отговорници на папки и работни карти
Щом поне една папка от основната КСС на компанията ви има отговорник, за работните карти важат същите правила като за отчетите:
| Действие | Работни карти с Редакция, без пълен достъп до Отчети | Отчети с пълен достъп |
|---|---|---|
| Създаване | Само за папките, за които отговаряте (включително папки, които ви наследяват от горна папка). Вие ставате отговорник на картата. | За целия договор. |
| Редакция, подаване, нова чернова | Само работни карти, на които сте отговорник. При останалите се показва „Само отговорникът или ръководител може да редактира този отчет.“ | Всяка работна карта. |
| Смяна на отговорника | Не | Да, докато е чернова |
| Приемане или връщане | Не | Да |
| Преглед на работните карти | Всички (с Преглед) | Всички |
Папките, за които е създадена картата, са изброени на страницата ѝ под Папки. Докато никоя папка няма отговорник, нищо не е ограничено: всеки с Работни карти на ниво Редакция подава за целия договор и редактира всяка карта. Как се задават отговорници на папки е обяснено в Създаване и подаване.
Използване на приетите работни карти
В отчет
В панела Отчети на договора отворете менюто до Създай отчет и изберете Нов отчет от работни карти…. Прозорецът изброява всички приети работни карти; количествата на избраните се сумират по позиции в За периода на новия отчет. Една работна карта може да се използва в повече от един отчет. Под карта, която вече е използвана, пише къде, например „Използвана в отчет №2, №5“. Карта, която вече е в одобрен отчет, е маркирана като предупреждение, например „Вече е в одобрен отчет №2“. Ако изберете такава карта и натиснете Създай отчет, първо се показва прозорецът Работни карти в одобрен отчет с текста „Някои работни карти вече са използвани в одобрен отчет. Количествата им ще бъдат отчетени отново.“ и списък на засегнатите карти; натиснете Продължи, за да създадете отчета, или Назад, за да промените избора. Отчет, събран от работни карти, показва на картата си в панела Отчети и в заглавния ред на страницата си етикета N работни карти (например 3 работни карти); натиснете го, за да видите списъка (Работна карта №1, …) и да отворите всяка от картите. Стъпките са в Създаване и подаване.
В строителния график
На страницата „Строителен график“ менюто за източник на прогреса до Критичен път предлага Работни карти (сборът от приетите работни карти) и Последен отчет + работни карти (последният одобрен отчет плюс приетите работни карти, подадени след него). Тези два източника се предлагат само на компанията изпълнител. Вижте Отчитане на напредък.
Често задавани въпроси
Вижда ли възложителят моите работни карти?
Не. Работните карти са вътрешни за вашата компания. Възложителят вижда само отчетите, които изпратите.
Защо не виждам „Работни карти“ в менюто на проекта?
Записът се появява само във фаза изпълнение и е заключен без право Работни карти или при безплатен план. Поискайте от администратора правото във вашата роля и в достъпа ви до проекта.
Защо получавам „Няма подписан договор, по който да подадете работна карта.“?
Компанията ви не е изпълнител по подписан договор върху основната си КСС в този проект. Работни карти подава компанията, която изпълнява работата, по своя подписан договор.
Защо новата ми работна карта съдържа само някои позиции?
Основната ви КСС използва отговорници на папки, а вие нямате Отчети на ниво Пълен достъп. Картата съдържа само позициите от папките, за които отговаряте.
Получавам „Нямате папки, за които сте отговорник в тази КСС.“ Какво да направя?
В основната ви КСС се използват отговорници на папки, а на вас не е възложена нито една папка. Помолете човек с Отчети на ниво Пълен достъп да ви определи за отговорник на вашите папки или да подаде картата.
Защо не мога да приема подадена работна карта?
Приеми и Върни изискват Отчети на ниво Пълен достъп. Работни карти на ниво Редакция не стига.
Мога ли да оттегля работна карта, подадена по погрешка?
Не. Помолете офиса да я върне с коментар и после я поправете с Нова чернова.
Фактурира ли приемането на работна карта възложителя?
Не. Приемането няма ефект върху парите. За да отчетете на възложителя, създайте отчет с Нов отчет от работни карти… и го изпратете.
Мога ли да използвам една работна карта в повече от един отчет?
Да. „Нов отчет от работни карти…“ предлага всички приети работни карти, включително вече използваните. Под всяка използвана карта пише в кои отчети е, а колоната Използвана в на страницата „Работни карти“ показва всички тях.
Защо работната карта е маркирана с „Вече е в одобрен отчет“?
Количествата ѝ вече са отчетени в одобрен отчет. Можете да я изберете отново, но преди създаването на отчета се показва предупреждението „Някои работни карти вече са използвани в одобрен отчет. Количествата им ще бъдат отчетени отново.“ Натиснете Продължи само ако наистина искате да отчетете тези количества още веднъж.