Създаване и подаване

Отваряне на панела „Отчети“

Всеки договор има свой панел Отчети. Като изпълнител го отваряте от договора с вашия възложител:

1. Отворете проекта и натиснете Договор с възложител в менюто на проекта. Отваря се КСС на договора.
2. Натиснете Отчети в лентата с действия. Панелът се отваря вдясно, а адресът получава ?panel=paymentApplications, така че панелът се отваря отново, когато се върнете от отчет.

Възложителят отваря същия панел от Договори с изпълнители: отваря договора и натиска Отчети на страницата с детайли на договора или в лентата с действия на КСС на договора.

1. Превключвателят за подредба Най-нови.
2. Създай отчет започва нова чернова.
3. Нов от предишна версия започва чернова от по-ранен кръг.
4. Файлове и Прегледай на картата. Картата на чернова показва и иконата Изтрий чернова.
5. Полето Отговорник на картата.

Панелът „Отчети“ съдържа:

Как да създадете отчет

1. Отворете панела Отчети на договора.
2. Натиснете Създай отчет. BuildColab създава следващия номер (например Отчет №3) като Чернова и го отваря.
3. В черновата вече са всички позиции на договора с договореното количество и единичната цена. Всички количества за периода са 0.

Всяко натискане създава нова, отделна чернова. По един договор може да има едновременно няколко чернови и изпратени отчета, затова първо погледнете картите, ако искате само да продължите съществуваща чернова – тогава натиснете Прегледай на нейната карта.

Как да започнете от предишна версия

Използвайте това, когато новият отчет трябва да повтори или да продължи количествата на по-ранен – например след оттеглен отчет.

1. В панела Отчети натиснете Нов от предишна версия. Отваря се прозорецът Нов отчет от предишна версия.
2. В Избери отчет изберете по-ранния отчет.
3. В Избери версия изберете рунд: Първоначално подаване или Версия №{n}.
4. Натиснете Създай от тази версия. Отваря се нова чернова с количествата, забележките и позициите извън договора от този рунд.

Позициите, които вече не са в договора, се пропускат. При ограничен договор количествата се проверяват отново спрямо оставащото количество; ако копирано количество го надхвърля, черновата не се създава.

Страницата на отчета

1. Полето Отговорник и Общо: – текущата сума за периода.
2. Бутонът за търсене отваря полето Търсене на задачи.
3. Колони избира кои колони от договора и кои групи колони се виждат.
4. Импортирай от Excel и Изтегли от отчети на изпълнители попълват количествата автоматично.
5. Клетка За периода, в която въвеждате количеството. Количество над договореното се показва в червено с превишението под него (тук +15).
6. Забележка в колоната ЗАБЕЛЕЖКА – свободен текст към позицията.
7. Изпрати за одобрение изпраща отчета на възложителя.

Лявата част на таблицата е фиксирана и показва данните от договора – раздела От договора: описание, МЕРНА ЕД., ЗАБЕЛЕЖКА, КОЛИЧЕСТВО, ЕД. ЦЕНА и СТОЙНОСТ. Вдясно се превъртат групите За периода, Изпълнено до момента и Остатък и колоната със забележки. Плаващата лента най-долу има Отвори всички, Затвори всички и Цял екран.

Как да въведете количества

1. Щракнете върху клетка за количество в За периода на страницата на отчета и въведете изпълненото през периода. С Tab и Shift+Tab преминавате към следващата или предишната редактируема клетка.
2. За да отчетете всичко оставащо по позицията, използвайте действието на реда Актувай пълното количество. То попълва договорено количество − изпълнено до момента, но не по-малко от 0.
3. Ако възложителят има нужда от обяснение, въведете текст в клетката ЗАБЕЛЕЖКА („Добавете забележка…“).
4. Следете заглавието: докато промяната се записва, се вижда Запазва се…, а Общо: се обновява.

Правила при въвеждане:

• При договор с фиксирана цена количество, което би надхвърлило договореното, не се приема и клетката показва Максимум: {max}.
• При договор с доказване на количества превишението е разрешено. Позицията става червена и показва „Над договорното количество с {qty}“.
• Превключвателят Само актувани позиции скрива позициите без количество за периода. В черновата по подразбиране е изключен. Ако още няма въведено нищо, се показва „Няма позиции с количества за този период.“

Как да изберете колони

1. Натиснете Колони в лентата с действия на страницата на отчета.
2. В От договора отметнете или махнете МЕРНА ЕД., ЗАБЕЛЕЖКА, КОЛИЧЕСТВО, ЕД. ЦЕНА и СТОЙНОСТ. Описанието се показва винаги.
3. В Групи колони отметнете За периода, Изпълнено до момента и Остатък.
4. Когато отчетът има рундове, се появява раздел Версии, от който добавяте рундове като колони; вижте Преглед и одобрение.

Изборът на колони се запазва за вас и важи за всеки отчет, който отворите.

Как да импортирате количества от Excel

Използвайте импорта, когато количествата за периода идват в таблица – например ведомост от обекта. Импортът попълва само количества и забележки на позиции, които вече са в отчета; никога не добавя позиции.

1. На страницата на черновата натиснете Импортирай от Excel.
2. Изберете файла от компютъра, от Файлове на организацията или от Файлове на проекта. Само Excel файлове (.xls, .xlsx). Натиснете Напред.
3. Проверете прегледа и натиснете Разпознай данни. BuildColab разпознава колоните със същото AI разпознаване като при импорта на КСС.
4. В Потвърди съответствието на колоните проверете, че всеки лист има колона за количество и колона за код или описание. Ако заглавният ред е грешен, щракнете с десен бутон върху правилния ред, за да го зададете като заглавен, и съпоставете колоните с Редактирай. Ако разпознаването не успее, се показва „Автоматичното разпознаване не успя…“ и съпоставяте ръчно.
5. В Преглед и прилагане проверете групите:
   • Съвпадащи редове ({count}) с тип на съвпадението Съвпадение по код, Съвпадение по описание, Съвпадение по описание + мярка или Ръчно и количествата Текущо и Ново.
   • Нееднозначни редове ({count}): редове, съвпаднали с повече от една позиция. Изберете правилната в Позиция в отчета, за да ги включите.
   • Несъвпадащи редове ({count}): изберете позиция ръчно с Изберете позиция…, за да ги включите.
   • При ограничен договор редовете с отметка Над договореното количество не се прилагат.
6. Прочетете обобщението „{applied} ред(а) ще актуализират {lines} позиция(и) в отчета.“ и натиснете Приложи. Съобщение потвърждава „Приложено: {applied} приложени, {skipped} пропуснати, {unmatched} несъответстващи.“

1. Обобщението „{applied} ред(а) ще актуализират {lines} позиция(и) в отчета.“
2. Съвпадащи редове ({count}) с Тип съвпадение и количествата Текущо и Ново. Махнете отметката, за да изключите ред.
3. Несъвпадащи редове ({count}): редове от файла, които не отговарят на позиция от отчета, всеки с избор Позиция в отчета за ръчно съпоставяне. Редовете, които пасват на няколко позиции, се показват по същия начин под Нееднозначни редове ({count}).
4. Приложи записва количествата в черновата.

Ако затворите съветника, преди съпоставянето да е записано, BuildColab предупреждава „Незаписано разпределение на колони“.

Как да изтеглите количества от отчетите на подизпълнители (генерален изпълнител)

Генералният изпълнител фактурира на своя възложител работа, извършена от подизпълнителите му. Вместо да преписва, той може да пренесе количествата от одобрените отчети на подизпълнителите в своя отчет към възложителя. Бутонът се показва само в чернова на отчет, в който вашата компания е изпълнител – например по договора с инвеститора.

1. На страницата на черновата натиснете Изтегли от отчети на изпълнители. Отваря се прозорецът Изтегляне на количества от отчети на изпълнители.
2. В 1. Избери изходни отчети отметнете един или повече отчета от Одобрени отчети от изпълнители. Показват се само одобрените отчети по вашите подизпълнителски договори в същия проект. Ако няма такива: „Не са намерени одобрени отчети от изпълнители в този проект.“ Натиснете Напред.
3. В 2. Преглед и прилагане изберете Попълни само празните позиции (по подразбиране) или Презапиши съществуващите стойности и отметнете Включи забележките, ако забележките на подизпълнителите трябва да се пренесат.
4. Прочетете обобщението „Ще се попълнят {filled} позиции · {skipped} пропуснати (вече въведени) · {unmatched} несъпоставени реда“ и списъка Несъвпадащи позиции ({count}).
5. Натиснете Приложи. Пренасянето върви във фонов режим със заглавие „Изтегляне от отчети на изпълнители“ и съобщение при завършване.

1. Заглавието на стъпката 2. Преглед и прилагане.
2. Опциите Попълни само празните позиции и Презапиши съществуващите стойности; тук е избрано презаписване, защото черновата вече има количества по тези позиции.
3. Отметката Включи забележките.
4. Обобщението на позициите за попълване, пропуснатите (вече въведени) и несъпоставените редове от източника.
5. Приложи стартира прехвърлянето.

Как се съпоставя: позиция на подизпълнител се свързва с ваша позиция, когато е същата задача на същото място в структурата от категории на КСС, а не по сходен текст. Няколко реда на подизпълнители, които принадлежат на една ваша позиция, се сумират. Пренасят се само количества; вашите договорни единични цени остават. При ограничен договор редовете, които биха надхвърлили договореното ви количество, се пропускат и се броят в прегледа.

Как да прикачите файлове

1. На страницата на отчета натиснете Файлове. Числото на бутона показва колко файла са прикачени.
2. Пуснете файловете върху „Пуснете файлове тук или ги изберете от вашия компютър“ или натиснете Прикачи файлове.
3. Всеки файл в списъка има Преглед, Изтегляне и Премахни.

Файловете се качват от компютъра директно в отчета. Достъпни са само през отчета, не и в дървото на файловия мениджър, и двете компании могат да ги отварят. Файлове се прикачват и премахват при всеки статус, включително след одобрение. Премахни пита „Премахване на файла от отчета? Самият файл няма да бъде изтрит.“ Качените файлове заемат място в хранилището на компанията; когато е пълно, излиза „Хранилището е запълнено. Освободете място или увеличете плана си, за да прикачите още файлове.“

Как да изберете отговорник

1. На страницата на отчета (или на картата му в панела „Отчети“) натиснете полето Отговорник.
2. Изберете активен служител на вашата компания или Без отговорник.

Отговорникът е човекът, който отговаря за отчета. Той получава имейл „Вие сте отговорник по отчет №{n}“ и известие в приложението. Отговорникът може да се сменя само докато отчетът е чернова и само от компанията, която го подготвя. В регистрите може да филтрирате и групирате по отговорник.

Как да изпратите за одобрение

1. Проверете общата сума и забележките на страницата на черновата.
2. Натиснете Изпрати за одобрение.

Бутонът е неактивен, докато отчетът не заявява нищо (поне едно ненулево количество или една нова позиция) или докато има позиция извън договора без цена („Задайте цена на всички нови позиции, преди да изпратите отчета.“). При договор с фиксирана цена, който вече е напълно усвоен, отчет, който само отчита отново договорни позиции, не може да бъде изпратен.

След изпращането статусът става Изпратен, записва се рунд 1 Първоначално подаване, ходът преминава към възложителя и той получава имейл и известие. Страницата на отчета минава в изглед за преглед. Отчетът вече не може да се редактира; докато чакате, можете да го оттеглите с Оттегли. Вижте Преглед и одобрение.

Как да изтриете чернова

Как да ревизирате отхвърлен отчет

1. Прочетете причината най-горе в отхвърления отчет: Причина за отхвърляне:.
2. В панела „Отчети“ натиснете Ревизирай на картата на отхвърления отчет.
3. Отваря се нова чернова с количествата и забележките от отхвърления отчет. Коригирайте я и я изпратете отново.

Ревизира се само най-новият отчет по договора. Ако има по-нов отчет, Ревизирай е неактивен с „Вече съществува по-нов отчет.“ Ревизия не е възможна и ако договорът е променен след създаването на отхвърления отчет, например чрез промяна по договор; тогава създайте нов отчет.

Често задавани въпроси

Свързани

• Как работи отчетът
• Позиции извън договора
• Преглед и одобрение
• Регистър, обобщение, експорт
• Договори