От КСС до плащане
На тази страница
| Къде | В менюто на проекта на всяка компания: Чернови или Оферти, Изходящи запитвания, График на договаряне, Бюджет или Договор с възложител, Договори с изпълнители, Регистър на отчети, Строителен график, Финансово табло; и записът Запитвания в менюто на компанията. Адресите започват с /projects/{project}/. |
|---|---|
| Кой може | Отговорът на запитвания и подготовката на оферти работят на всеки план, включително безплатния. Изпращането на запитвания, възлагането, договорите, промените по договор, отчетите, графикът и финансовото табло изискват платен план (Starter, Professional, Business или Enterprise) или пробен период и съответното право в ролята ви. Вижте Справочник на правата. |
| Свързани | Офериране, Договори и промени, Отчети, Бюджет, разходи и справки |
Ролите в един проект
Един проект в BuildColab е общ за всички компании, които работят по него. Всяка компания вижда проекта от своята страна, със свой екип, свои права и своя фаза на проекта. Ролите са:
- Инвеститор: компанията, която възлага строежа и плаща. Създава проекта като Инвеститор, подготвя чернови на бюджета, приема инвестиционния бюджет и сключва договор с главен изпълнител.
- Главен изпълнител: компанията, която строи за инвеститора. Остойностява КСС на инвеститора, подписва договора с него и възлага части от работата на подизпълнители. В един договор е изпълнител, в други — възложител.
- Подизпълнител или доставчик: компания, която остойностява и изпълнява част от работата за главния изпълнител. Отговаря на запитвания, подписва договор и отчита работата си с отчети.
- Самоуправляван подизпълнител: подизпълнител, който не работи в BuildColab. Възложителят въвежда офертите, договорите и отчетите му от негово име.
Във всеки договор компанията, която възлага и плаща, е възложителят, а компанията, която изпълнява работата, е изпълнителят. Веригата може да се повтаря: инвеститор → главен изпълнител → подизпълнител → доставчиците на подизпълнителя. Всяко звено работи със същите екрани.
Веригата накратко
| Стъпка | Какво се случва | Кой я прави | Екран | Страница |
|---|---|---|---|---|
| 1. КСС | Количествата и цените на работата се подготвят в КСС: внасят се от Excel или се въвеждат ръчно и се остойностяват с ресурсни анализи. | Инвеститор (чернови на бюджет); изпълнител (оферти) | Чернови; Оферти | КСС |
| 2. Бюджет | Инвеститорът приема една чернова като инвестиционен бюджет. За изпълнителя документът за приходите е подписаният договор с възложителя. | Инвеститор | Приемане на бюджет | Документи КСС, Инвестиционен бюджет |
| 3. График на договаряне и пакети | По избор. КСС се разделя на пакети (например Електро, Дограма). BuildColab брои назад от началото на обекта кога всеки пакет трябва да бъде запитан, избран и договорен. | Компанията, създала проекта | График на договаряне | График на договаряне |
| 4. Запитване за оферта | Избрани позиции от КСС или пакет се изпращат на партньори със срок, бележка и файлове. | Възложител (инвеститор или главен изпълнител) | Изходящи запитвания | Създаване на запитване, Ревизии, оттегляне, затваряне |
| 5. Оферти | Всеки партньор приема запитването, остойностява своето копие на позициите и изпраща оферта. | Изпълнител (главен изпълнител или подизпълнител) | Запитвания (меню на компанията), после Оферти | Входящи запитвания, Подготовка и подаване на оферта, Външни оферти |
| 6. Сравнение | Възложителят сравнява офертите по позиции, иска актуализации и може да пренесе цени от оферта в собствената си КСС. | Възложител | Разгледай, Сравни | Сравняване на оферти |
| 7. Възлагане | Възложителят дава цялото запитване на един участник или разпределя позициите между няколко. | Възложител | Сравни и възложи | Възлагане |
| 8. Предложение за договор | Възложителят попълва петте условия на договора и изпраща предложение на всеки избран изпълнител. | Възложител във фаза „Изпълнение“ | Предложи договор | Предложения за договор |
| 9. Договор | Изпълнителят приема (договорът е подписан и заключен) или отказва. | Изпълнител | Прегледай договора | Договори |
| 10. Промени по договор | Промените по подписан договор минават през предложение за промяна, което другата страна приема. Всяка приета промяна е нова версия на договора. | Изпълнителят предлага, възложителят приема (или една компания финализира за двете страни) | Промени по договор | Промени по договор, Частично приемане |
| 11. График и напредък | Строителният график разполага позициите от КСС във времето. Заключените базови версии се публикуват към подизпълнителите като срезове; напредъкът се отчита в проценти. | Всяка компания върху своята КСС | Строителен график | График |
| 12. Отчети | Изпълнителят отчита изпълнените за периода количества; възложителят одобрява, прави насрещно предложение или отхвърля. | Изпълнителят подава, възложителят преглежда | Отчети, Регистър на отчети | Отчети |
| 13. Финансово табло | Бюджетът срещу ангажираните и сертифицираните разходи, позиция по позиция, с маржа. | Всяка компания във фаза „Изпълнение“ | Финансово табло | Финансово табло |
Къде са стъпките в менюто на проекта
- Финансово табло сравнява бюджета с поетите и отчетените разходи.
- Изходящи запитвания показва запитванията, които компанията ви е изпратила до подизпълнители и доставчици, с техните оферти.
- Бюджет е бюджетът на възложителя; генералният изпълнител вижда тук Оферти и Договор с възложител.
- Договори с изпълнители показва възложените от вас договори.
- График на договаряне планира пакетите; вижда го само компанията, създала проекта, и то от фаза „Изпратена оферта“ нататък.
- Регистър на отчети показва всички отчети по проекта и в двете посоки.
- Строителен график отваря изгледа на графика като диаграма на Гант.
Записите Бюджет или Договор с възложител, Договори с изпълнители, Регистър на отчети, Строителен график и Финансово табло се показват само във фаза „Изпълнение“. Преди това отваряте графика от картата Строителен график на страницата на проекта или с бутона График на КСС, за който е нужно правото График на ниво Преглед в ролята ви в компанията. Вижте Страница на проекта.
Пътят на главния изпълнител
Главният изпълнител е в средата на веригата: отговаря на своя възложител и пита своите подизпълнители. Ето стъпките по ред.
- Получете проекта. Ако инвеститорът работи в BuildColab, той ви изпраща запитване; получавате писмо „Нова заявка за оферта от {company}“. Отворете го от Запитвания в менюто на компанията и натиснете Приеми. Компанията ви влиза в проекта на инвеститора във фаза Офериране, а на страница Оферти се появява първа оферта „{Име на проекта} - Offer 1“. Ако възложителят не работи в BuildColab, създайте собствен проект като Изпълнител. Вижте Входящи запитвания и Списък и създаване на проект.
- Подгответе КСС. В собствен проект внесете Excel файла на възложителя или въведете КСС ръчно и заключете получените количества със Завърши база. Офертата, създадена от прието запитване, вече съдържа позициите на възложителя като база. Вижте Импорт от Excel и Версии и сравнение.
- Остойностете я. Направете ресурсен анализ за всяка позиция, използвайте предишни цени чрез шаблоните на задачи и задайте допълнителни разходи и печалба. Вижте Ресурсен анализ, Шаблони и ценова история и Печалба, допълнителни разходи.
- Планирайте договарянето (по избор). Ако вие сте създали проекта, отворете График на договаряне, след като проектът ви е минал фаза „Офериране“, разделете КСС на пакети и проверете сроковете. Вижте График на договаряне.
- Поискайте цени от подизпълнители. Изберете позиции в КСС (или започнете от пакет), натиснете Изходящи запитвания в лентата с действия, после Създаване на заявка за оферта, и изпратете запитването на партньорите си с Изпрати към партньор. За подизпълнител, който не работи в BuildColab, добавете самоуправляван подизпълнител и въведете офертата му сами. Вижте Създаване на запитване и Външни оферти.
- Сравнете и използвайте цените им. Разгледайте всяка оферта, сравнете ги една до друга, поискайте актуализации и пренесете най-добрите цени в своята оферта с Използвай цени. Вижте Сравняване на оферти.
- Изпратете офертата си на възложителя. На картата на офертата натиснете Изпрати към възложител. Изпращането заключва версията и не може да бъде отменено; фазата ви става Изпратена оферта. Ако възложителят поиска актуализация, натиснете Започни, коригирайте офертата и натиснете Изпрати отговор. Вижте Подготовка и подаване на оферта.
- Подпишете договора с възложителя. Когато възложителят ви предложи договор, фазата ви става Предложение за договор. Натиснете Прегледай договора, проверете условията и натиснете Приеми. Проектът ви минава в Изпълнение, а договорът се появява в Договор с възложител. Ако възложителят не работи в BuildColab, натиснете Превърни в договор на собствената си оферта. Вижте Предложения за договор и Самоуправляван подизпълнител.
- Възложете подизпълнителските договори. В панела на запитването натиснете Сравни и възложи, дайте всяка позиция или раздел на участник и натиснете Запази възлагането. Вижте Възлагане.
- Предложете договорите. Отворете офертата на всеки избран участник с Разгледай и натиснете Предложи договор. Бутонът се показва само във фаза „Изпълнение“ — затова стъпка 8 е преди тази. Попълнете петте условия и натиснете Изпрати към партньор. За самоуправляван подизпълнител натиснете Създай договор от негово име. Вижте Предложения за договор.
- Следете разходите. Всяка подписана позиция от подизпълнителски договор става ангажимент към позиция от бюджета ви. Проверявайте маржа и свързвайте несъвпадналите позиции със Свържи позиции във финансовото табло. Вижте Разходи и Финансово табло.
- Планирайте и публикувайте графика. Създайте строителния график на договорната КСС, задайте дати и зависимости и натиснете Публикувай. Всеки подизпълнител с подписан договор получава срез само за своя обхват, само за преглед. По време на работите отчитайте напредъка в цели проценти. Вижте График, Срезове и Отчитане на напредък.
- Обработвайте промените. За да промените договора с възложителя, отворете Промени по договор, натиснете Направи промяна, редактирайте и натиснете Предложи промяна. За да промените подизпълнителски договор, натиснете Заяви актуализация и приемете предложението на подизпълнителя. Вижте Промени по договор.
- Отчитайте и одобрявайте. Одобрете, върнете с насрещно предложение или отхвърлете отчетите на подизпълнителите. После създайте своя отчет към възложителя от бутона Отчети на Договор с възложител, при желание с Изтегли от отчети на изпълнители, и натиснете Изпрати за одобрение. Вижте Отчети.
Пътят на подизпълнителя
- Получете запитването. На имейла на компанията получавате писмо „Нова заявка за оферта от {company}“, а ако компанията ви вече е свързана с възложителя — и известие в приложението. Отворете връзката, влезте или се регистрирайте и изберете компанията, която ще отговори. Вижте Входящи запитвания.
- Прочетете го и решете. Проверете количествата, срока, бележката и прикачените Файлове. Натиснете Приеми и изберете колегите, които ще остойностяват офертата, или Откажи. Отказът е окончателен за това запитване.
- Остойностете офертата. Отворете проекта на възложителя от списъка с проекти и влезте в Оферти. Остойностете „{Име на проекта} - Offer 1“ в редактора на КСС. Можете да поискате цени от своите доставчици със свои запитвания. Вижте Подготовка и подаване на оферта.
- Изпратете я. Натиснете Изпрати към възложител. Версията се заключва, а изпратена оферта не може да бъде оттеглена. Възложителят получава писмо „Получихте оферта от {company}“.
- Отговаряйте на актуализации. Ако възложителят поиска актуализация (писмо „Заявка за актуализация на оферта от {company}“), натиснете Започни, коригирайте офертата и натиснете Изпрати отговор. Ако възложителят ревизира запитването, офертата ви се пренася с цените на непроменените позиции.
- Изчакайте решението. Ако офертата ви бъде избрана, получавате известие. Ако работата отиде при друг, запитването ви показва Възложено на друг и никой не ви уведомява.
- Приемете договора. Натиснете Прегледай договора на страницата на проекта, проверете условията и натиснете Приеми. Проектът ви минава в Изпълнение. Вижте Предложения за договор.
- Следете графика. Когато главният изпълнител публикува своя майсторски график, получавате срез с вашия обхват. С право График на ниво Редакция можете да отчитате напредък по него. Вижте Срезове.
- Променяйте договора, когато се промени обхватът. Когато възложителят изпрати заявка за актуализация или когато вие имате нужда от промяна, натиснете Направи промяна в Промени по договор и изпратете с Предложи промяна. Вижте Промени по договор.
- Отчитайте работата си. В Договор с възложител натиснете Отчети, после Създай отчет, въведете количествата за периода и натиснете Изпрати за одобрение. Работа, която не е в договора, добавяте като позиции извън договора. Вижте Създаване и подаване и Позиции извън договора.
Пътят на инвеститора
- Създайте проекта като Инвеститор. В списъка с проекти натиснете Добави проект и изберете ролята на инвеститор. Проектът започва във фаза Бюджетиране. Стъпката с ролята се показва само ако ролята ви има Изготвяне на бюджет на ниво Редакция. Вижте Списък и създаване на проект.
- Подгответе чернови на бюджета. В Чернови създайте една или повече чернови, внесете или въведете КСС и я остойностете. Сравнявайте черновите със Сравни. Вижте Документи КСС.
- Поискайте оферти от главни изпълнители. Изпратете запитвания от чернова, сравнете офертите и пренесете цени в черновата си. Вижте Създаване на запитване и Сравняване на оферти.
- Приемете бюджета. Натиснете Приемане на бюджет на картата на черновата или приемете само остойностената част с Приемане на част от бюджета. Проектът ви минава в Изпълнение и се появява страница Бюджет. Вижте Инвестиционен бюджет и Частично приемане.
- Възложете и сключете договор с главния изпълнител. Възложете запитването, отворете офертата на избрания с Разгледай и натиснете Предложи договор. След като изпълнителят приеме, договорът се появява в Договори с изпълнители, а позициите му стават ангажименти към бюджета ви. Вижте Възлагане и Предложения за договор.
- Променяйте бюджета или договора. Промените в бюджета минават през Промени по бюджет, а по договора — през Заяви актуализация. Вижте Промени по договор.
- Одобрявайте отчетите. Отчетите на главния изпълнител пристигат по имейл и в раздела Изисква действие на камбанката. Прегледайте ги и натиснете Одобри, Насрещно предложение или Отхвърли. Вижте Преглед и одобрение.
- Следете парите. Отворете Финансово табло и колоните за разходи в бюджета за ангажимент, сертифицирано и марж. Вижте Финансово табло.
Когато другата компания не работи в BuildColab
| Ситуация | Какво правите | Страница |
|---|---|---|
| Възложителят ви не е в BuildColab | Остойностете офертата в собствения си проект и натиснете Превърни в договор. Този договор със себе си премества проекта ви във фаза „Изпълнение“, за да можете да договаряте подизпълнители и да отчитате към възложителя. | Самоуправляван подизпълнител |
| Възложителят ви е изпратил Excel, а не запитване в BuildColab | На страница Оферти в собствения си проект натиснете Ново запитване, заредете количествата, натиснете Приеми КС, после остойностете и експортирайте офертите. | Входящи запитвания |
| Подизпълнителят ви не е в BuildColab | Добавете го към запитването като самоуправляван подизпълнител и въведете офертата му с Въведи оферта от негово име. Сключете договор със Създай договор от негово име или направо от КСС със Сключи договор с изпълнител. | Външни оферти, Самоуправляван подизпълнител |
| Отчети на самоуправляван подизпълнител | Въведете отчета му сами със Запиши отчет и го финализирайте с една стъпка. | Външни отчети |
На самоуправляван подизпълнител не се изпраща нищо на никоя стъпка. Свържете се с него директно и му дайте копия — например експорт в Excel.
Кой какво прави
| Стъпка | Инвеститор | Главен изпълнител | Подизпълнител |
|---|---|---|---|
| Създаване на проекта | Създава го като Инвеститор | Влиза в проекта на инвеститора, като приеме запитване, или създава свой като Изпълнител | Влиза, като приеме запитване |
| КСС и остойностяване | Чернови на бюджета | Оферта към инвеститора; нейната КСС е основата за подизпълнителите | Оферта към главния изпълнител |
| Бюджет | Приема чернова на бюджет | Бюджетът му е подписаният договор с инвеститора | Бюджетът му е подписаният договор с главния изпълнител |
| График на договаряне | Да, ако е създал проекта | Да, ако е създал проекта | Само в проект, създаден от него |
| Запитвания | Изпраща на главни изпълнители | Отговаря на инвеститора; изпраща на подизпълнители | Отговаря на главния изпълнител; може да пита своите доставчици |
| Сравнение и възлагане | Да | Да, за подизпълнителите си | Само за своите доставчици |
| Предложение за договор | Предлага на главния изпълнител | Приема предложението на инвеститора; предлага на подизпълнителите | Приема предложението на главния изпълнител |
| Промени по договор | Заявява актуализации; приема или отказва | Предлага промени на инвеститора; заявява актуализации на подизпълнителите | Предлага промени на главния изпълнител |
| График | По избор, върху бюджета си | Майсторски график; публикува срезове | Получава срез; отчита напредък |
| Отчети | Преглежда и одобрява | Подава към инвеститора; преглежда отчетите на подизпълнителите | Подава към главния изпълнител |
| Финансово табло | Бюджет срещу договора с главния изпълнител | Договорът с инвеститора срещу подизпълнителските договори | Договорът му срещу договорите с неговите доставчици |
Кое се заключва или става обвързващо по пътя
| Действие | Ефект | Може ли да се отмени? |
|---|---|---|
| Завърши база, Запази версията | Заключва текущата версия на КСС. Следващата редакция отваря нова версия. | Не. Заключените версии са постоянни. |
| Създаване на запитване | Заключва текущата версия на КСС, за да не се менят запитаните количества. | Не; започва нова работна версия. |
| Откажи на получено запитване | Излизате от този търг. | Не. |
| Изпрати към възложител | Заключва версията на офертата и я изпраща. | Не. Изпратете нов вариант или отговорете на заявка за актуализация. |
| Приемане на бюджет | Черновата става инвестиционен бюджет; другите чернови се изтриват. | Не. Променя се с промяна по бюджета. |
| Отваряне на панел за договор | Създава чернова на договор по тази оферта, която блокира ревизията на запитването и отмяната на възлагането по нея. Никой не се уведомява. | Не. Чернова на договор не може да се изтрие; завършете я с Предложи договор или я оставете. |
| Приеми на предложение за договор | Подписва договора от името на компанията ви; той се заключва. | Не. Промените минават през промени по договор. |
| Превърни в договор, Създай договор от негово име, Сключи договор с изпълнител | Подписват договор веднага и за двете страни. | Не. |
| Приемане на предложение за промяна, Финализирай, Финализирай част | Създават нова подписана версия на договора. | Не. |
| Заключи или Публикувай на график | Замразява версията на графика като базова; „Публикувай“ изпраща и срезовете. | Не. Промените започват нова чернова. |
| Одобри на отчет | Окончателно; количествата се броят за изпълнени и сертифицирани. | Не. Корекцията става в следващия отчет или с промяна по договор. |
Имейли по веригата
Повечето събития стигат до другата компания като известия в камбанката. Имейли се изпращат на имейла на другата компания в тези моменти. Всеки имейл е на български или английски: на езика от профила на получателя, ако адресът принадлежи на акаунт в BuildColab със запазен език; иначе на езика на човека, чието действие го е изпратило; иначе на български. По-долу са дадени българските заглавия.
- Запитване се изпраща на партньор за първи път: „Нова заявка за оферта от {company}“. Последващите промени, ревизии и оттегляния са само в приложението.
- Изпратена е оферта или отговор на заявка за актуализация: „Получихте оферта от {company}“ до възложителя.
- Възложителят иска актуализирана оферта: „Заявка за актуализация на оферта от {company}“.
- Предложение за договор е прието или отказано, както и предложения за промяна и отговорите по тях. Самото ново предложение за договор е само в приложението.
- Отчет е подаден, върнат с насрещно предложение, одобрен, отхвърлен или оттеглен, както и при назначаване на отговорник.
Решенията по възлагането са само в приложението; участниците, които не са избрани, не се уведомяват. Вижте Известия и настройки.
Често задавани въпроси
Трябва ли да минавам през всяка стъпка?
Не. Графикът на договаряне е по избор, строителният график също, а със самоуправляван подизпълнител можете да сключите договор направо от КСС без запитване. Задължително е само да има подписан договор преди отчетите и проектът ви да е във фаза „Изпълнение“, преди да предлагате договори.
Защо не мога да предложа договор на избрания подизпълнител?
Предложи договор се показва само когато собственият ви проект е във фаза „Изпълнение“: първо приемете договора с вашия възложител, превърнете офертата си в договор или (като инвеститор) приемете бюджета. Вижте Предложения за договор.
Създава ли договор възлагането?
Не. Възлагането само записва кой печели кои позиции. После предлагате договор на всеки избран от страницата на неговата оферта. Вижте Възлагане.
Къде подизпълнителят вижда полученото запитване?
В Запитвания в менюто на компанията. След като го приеме, остойностява офертата в страница Оферти на проекта. Цените на възложителя и офертите на другите участници никога не са видими за него.
Мога ли да отчета работа, която не е в договора?
Да — като позиции извън договора в отчет или чрез промяна по договор. Вижте Позиции извън договора и Промени по договор.
Къде виждам маржа на проекта?
Във финансовото табло и в колоните за разходи на страницата на бюджета: Ангажимент, Сертифицирано и Марж. Вижте Финансово табло.
Издава ли BuildColab фактури по одобрените отчети?
Не. Одобрението фиксира количествата и стойността им. Фактурите и плащанията се водят извън BuildColab. Отчетът не изчислява ДДС, гаранционни удръжки или приспадане на аванс – тези условия са записани само в договора. Вижте Отчети.
Може ли BORO да ме води през процеса?
Да. Попитайте BORO например „Каква е следващата стъпка по този проект?“ или „Създай запитване за електро позициите“. BORO отговаря въз основа на ръководството и данните ви, а всяка промяна, която предложи, чака вашето одобрение. Вижте Какво може BORO.