Членове, покани и лицензи

Членове, роли и лицензи

Член (служител) е потребител на BuildColab, който принадлежи към вашата компания. Всеки член има точно една роля, която определя правата му (вижте Роли). Хората се присъединяват само с покана: каните имейл адрес с роля, а човекът приема поканата от собствения си профил в BuildColab.

Лиценз (място) е правото на един член да използва платените функции на плана на компанията. Всеки платен план включва в цената си определен брой места, а над тях можете да купите допълнителни. При активен платен план всеки член трябва да има активен лиценз. Член без лиценз запазва ролята си, но работи с ограниченията на безплатния план: при него работят само модулите от безплатния план, а всичко останало показва „Тази функция е в по-висок план“. Така можете да държите хора в компанията, без да плащате място за всеки от тях.

При безплатния план, както и докато компанията няма активен платен план, лицензи няма: всички работят с ограниченията на плана, а колоната Лиценз е скрита.

Екранът „Служители“

Отворете Админ → Служители. В заглавната част е заглавието Служители с подзаглавие „Управление на самоличността и достъпа“, три раздела и контролите за местата.

1. Разделите Членове, Роли и Изпратени покани превключват между трите екрана за управление на членовете.
2. Закупи лицензи отваря прозореца за купуване на допълнителни места.
3. Броячът показва заетите места, общия брой и свободните места.
4. Добави служител отваря прозореца за покана.

Можете да сортирате таблицата с натискане на заглавие на колона. Търсене и странициране няма. Таблицата и броячът се обновяват сами, когато се промени планът или плащането. Когато в компанията няма други членове освен вас, таблицата показва „Няма служители“.

Как да поканите хора

1. На екрана Служители натиснете Добави служител. Отваря се прозорец с текст „Добавете нов служител към организацията и задайте роля.“
2. Въведете имейла на човека в Имейл и изберете ролята му в Роля.
3. За да поканите няколко души наведнъж, натиснете Добавете още един член и попълнете новия ред. Добавен ред не може да се премахне, затова по-добре оставете излишен ред празен, отколкото наполовина попълнен.
4. Натиснете Добави. Съобщението „Успешно поканихте {брой} клиент/и“ показва колко покани са създадени и прозорецът се затваря.

1. В полето Имейл въвеждате адреса на поканения човек.
2. Списъкът Роля задава ролята, която човекът ще има след приемане.
3. Добавете още един член добавя още един ред с имейл и роля.
4. Добави изпраща поканите.

Ако поне един ред не може да бъде поканен, се показва грешката „Съществуващ имейл или изпратена заявка с 2 еднакви email адреса“. Останалите редове все пак са изпратени. Проверете на екрана Изпратени покани кои адреси са получили покана. Ако цялата заявка е неуспешна, съобщението е „Грешка при пращане на покана към клиенти“.

Какво получава и какво прави поканеният

1. BuildColab изпраща имейл със заглавие „Покана да се присъедините към {компания} в BuildColab“ (на английски: „Invitation to join {company} on BuildColab“). Той е на езика от профила на поканения, ако адресът вече има акаунт в BuildColab с избран език, иначе — на езика на човека, който кани. Бутонът Приеми поканата в него отваря страницата за вход в BuildColab.
2. Човек, който вече има профил, влиза в него. Нов човек се регистрира с точно поканения имейл и го потвърждава; поканите се свързват с потвърдения имейл на профила.
3. Човекът отваря ПОКАНИ от плочката Организация най-горе в страничното меню или от профила си. Страницата Покани от организации показва поканата с компанията, ролята и статус В изчакване.
4. Натиска Приеми поканата и потвърждава с Потвърди приемане, или натиска Откажи и потвърждава с Потвърди отказ.
5. При приемане човекът става член с поканената роля, вашата компания става избраната му компания и BuildColab му дава свободно място, ако има такова. Ако няма свободно място, се присъединява с Без лиценз.

Стъпките на поканения са описани в Създаване или присъединяване към компания.

Когато всички места са заети

При платен план с ограничен брой места, когато няма свободно място и няма купен, но неназначен лиценз, Добави служител отваря прозореца Няма свободни места вместо формата за покана. В него пише „Всички места в текущия Ви план са заети. Надстройте плана си или закупете още места, за да добавите нови членове.“ и има два бутона: Закупи места, който отваря прозореца Закупи лицензи, и Надстрой план, който отваря екрана Абонамент.

Екранът „Изпратени покани“

Изпратени покани показва всички покани за присъединяване към компанията, изпратени от вас, с ролята и статуса на всяка. Отваря се от Админ → Изпратени покани, от раздела на екрана Служители или с Разгледай поканите на екрана Организация.

1. Колоната Статус показва Изпратена, Приета или Отказана.
2. Колоната Действие съдържа бутона Изпрати отново, активен само за покани в статус Изпратена.

Как да изпратите покана отново

1. В Изпратени покани намерете реда със статус Изпратена.
2. Натиснете Изпрати отново. Появява се „Изпращане на покана...“, а след това „Поканата беше изпратена отново“. Същият имейл се изпраща още веднъж.

Няма бутон за оттегляне или отмяна на изпратена покана. Ако сте поканили грешен адрес, оставете поканата без отговор; ако човекът вече се е присъединил, премахнете го от екрана Служители.

Панелът „Редакция на достъп“

Натиснете молива в края на реда на член на екрана Служители. Вдясно се отваря панелът Редакция на достъп. В него са името и Имейл на служителя (само за четене) и карта Назначена роля с името на компанията и списъка с роли. Най-долу са Назначи лиценз, Премахни член и – само за собственика на компанията – Прехвърли роля.

Как да смените ролята на член

1. Отворете панела Редакция на достъп на члена.
2. Изберете новата роля в Роля.
3. Натиснете Запази. Съобщението „Ролята на служителя е обновена успешно“ потвърждава промяната. Новите права на ниво компания важат веднага.

Как да назначите лиценз

1. Уверете се, че има свободен купен лиценз. Ако няма, първо купете места (вижте по-долу).
2. Отворете панела Редакция на достъп на члена, който е Без лиценз.
3. Натиснете Назначи лиценз. Появява се „Лицензът е назначен успешно“.
4. Проверете колоната Лиценз: трябва да показва Активен.

Назначи лиценз е активен само когато има поне един купен лиценз, който никой не заема, и членът няма активен лиценз. Ако след съобщението за успех колоната все още показва Без лиценз, място не е могло да бъде назначено (например планът не е активен или всички места са заети); купете места или платете неплатената фактура и опитайте отново.

Как да премахнете член

1. Отворете панела Редакция на достъп на члена и натиснете Премахни член.
2. Прочетете потвърждението „Сигурни ли сте, че искате да премахнете този член от организацията? Това действие е необратимо и може да ограничи достъпа на потребителя до проектите.“
3. Натиснете Премахни член за потвърждение или Запази член за отказ.
4. Прозорецът показва „Успешно премахване“. Натиснете Затвори.

Как да прехвърлите собствеността на компанията

1. Като текущ собственик отворете панела Редакция на достъп на члена, който трябва да стане собственик.
2. Натиснете Прехвърли роля. Прехвърлянето се изпълнява веднага; стъпка за потвърждение няма.
3. Съобщението „Ролята на служителя е прехвърлена успешно“ потвърждава действието. Избраният член вече е собственик на компанията, а вие получавате ролята, която той е имал. Лицензите ви също се разменят.

Купуване на допълнителни места

Когато включените места не стигат, купете допълнителни от екрана Служители. Допълнителни места могат да се купуват само по време на активен платен период и само когато планът няма неплатена фактура.

1. На екрана Служители натиснете Закупи лицензи или Закупи места в прозореца „Няма свободни места“.
2. Въведете броя места в Брой – от 1 до 1000.
3. Прегледайте редовете с цени: „{цена} на място / месец“, „{цена} на място до {дата} (остават {дни} дни от периода)“ и „Общо: {сума}“. Цените са в евро.
4. Натиснете Купи. BuildColab проверява цената отново. Ако е променена, се показва „Цената беше обновена. Проверете новата сума и потвърдете отново.“; натиснете Купи още веднъж.
5. Съобщението „Лицензите са закупени успешно“ потвърждава покупката. Новите места са достъпни веднага.

1. Брой задава колко места купувате.
2. Когато планът още не позволява допълнителни места, прозорецът го казва вместо цените. При план с цена на място тук се показват редовете с цени и Общо.
3. Купи извършва покупката; бутонът е неактивен, докато няма цена.

Цената покрива само остатъка от текущия платен период: месечната цена на място, пропорционално на оставащите дни, с 15 % отстъпка за годишен период. Всяка покупка създава отделна фактура, която се появява на екрана Абонамент; платете я с банков превод. Местата работят веднага, но ако тази фактура не е платена 5 дни след покупката, членовете на тези места губят платения достъп, докато не бъде платена. Платените допълнителни места се подновяват заедно с плана.

Купените места не се дават автоматично на съществуващи членове. Новите членове, които приемат покана, заемат свободно място сами; на членове, които вече са Без лиценз, трябва да натиснете Назначи лиценз в панела им.

В тези случаи Купи е неактивен. Повече за местата, подновяването и отстъпките има в Абонамент, планове и плащане.

Напускане на компания

Член може сам да напусне компания. Натиснете плочката Организация най-горе в страничното меню, после зъбчатото колело до компанията и в прозореца Данни за организацията натиснете червения бутон Напусни компанията. Напускате веднага, без допълнително потвърждение, виждате „Успешно напускане на компанията“ и се озовавате на страницата за избор на компания. Собственикът на компанията не може да напусне („Собственикът на компанията не може да напусне“); първо прехвърлете собствеността.

Често задавани въпроси

Свързани

• Роли
• Справочник на правата
• Абонамент, планове и плащане
• Създаване или присъединяване към компания
• Проектен екип и достъп