График на договаряне

За какво служи графикът на договаряне

Обектът спира, когато за даден вид работа няма подписан изпълнител в деня, в който трябва да започне. Графикът на договаряне предотвратява това. За всеки пакет той показва най-късната дата за изпращане на запитването, така че офертите, изборът, договорът, доставката и мобилизацията да се вместят преди началото на обекта. Подзаглавието на страницата го казва: „Планирайте кога всяка поръчка трябва да бъде поискана, оферирана, избрана и договорена, за да не спира обектът.“

Графикът на договаряне е вътрешен за компанията собственик на проекта. Подизпълнителите и другите компании в проекта никога не го виждат. Компания, която не е собственик на проекта, няма този елемент в менюто дори с правото.

Графикът на договаряне се показва от фаза Изпратена оферта нататък: в Изпратена оферта, Заявена актуализация, Предложение за договор, ОТКАЗАН ДОГОВОР и Изпълнение. Докато проектът е във фаза Бюджетиране или Офериране, той е скрит — липсват както елементът в страничното меню, така и картата на страницата на проекта. Проектът на инвеститор минава от Бюджетиране направо в Изпълнение, затова при инвеститора графикът на договаряне се появява след приемането на бюджета.

Основни понятия

Как се изчисляват датите

BuildColab тръгва от началото на обекта и изважда всяка стъпка в работни дни по работния календар на проекта. Почивните дни и празниците на проекта се пропускат. Вижте Работен календар.

При стойностите по подразбиране запитването трябва да тръгне 55 работни дни преди началото на обекта. Всяка стъпка приема от 0 до 365 работни дни.

Откъде идва продължителността на всяка стъпка

До всяка стъпка пакетът показва откъде е взета стойността. BuildColab използва първото ниво, на което има стойност:

1. зададено за пакета: променили сте дните в този пакет.
2. от плана: стойност, зададена за целия план на проекта.
3. от категория „{name}“: редът за филтър-категорията на пакета в сроковете по подразбиране.
4. по подразбиране за фирмата: редът „За цялата фирма“ в сроковете по подразбиране.
5. нормативно: стойностите на BuildColab по-горе (15 / 5 / 10 / 20 / 5).

За стойностите на ниво план няма екран. За да зададете срокове за целия план на един проект, помолете BORO. Вижте Какво може BORO.

Страницата „График на договаряне“

1. Заглавната част показва Днес, Срок към възложител и Строителен график — името и версията на графика, от който се вземат началните дати.
2. Превключвателят Изглед сменя между Таблица и Времева линия.
3. Генерирай от категория създава пакет от всички позиции с една филтър-категория.
4. Експорт изтегля целия план като файл на Excel.
5. Създай пакет отваря редактора на пакет.
6. Обобщените плочки броят пакетите по статус, недоговорения обхват и просрочените пакети.
7. Всеки ред в таблицата е един пакет с датите, запитването, статуса и действията му.

Заглавна част

Заглавната част на графика на договаряне показва днешната дата, Срок към възложител и използвания строителен график („{name} · версия {n}“ или „още няма“). Срокът към възложителя е датата, до която целият план трябва да се вмести. BuildColab го взема от крайния срок на договора ви с възложителя; ако няма такъв, пише „не е зададен“. На екрана няма поле за него. За да го зададете или промените, помолете BORO. Вижте Какво може BORO.

Обобщени плочки

Лентата с обобщение в графика на договаряне показва: Пакети със стойността на обхвата, В подготовка, В запитване, С оферти, Възложени, Договорени със сума и дял, Недоговорен обхват и Просрочени с най-просрочения пакет.

Изглед „Таблица“

Изгледът Таблица в графика на договаряне има по един ред за пакет. Колоните са Пакет, Обхват (брой позиции), Начало на обекта, Изпрати до, Оферти до, Избери до, Договор до, Доставка / мобил., Отговорник („Без отговорник“, ако няма), Запитване, Статус и Действия (Отвори и Архивирай). Натиснете заглавието на колона, за да сортирате. Просрочените редове са отбелязани с Просрочено.

Колоната Запитване показва „Не е изпратено“, „чернова готова“, „{received} оферти · {waiting} чака“ или „{count} оферти“.

Изглед „Времева линия“

Изгледът Времева линия („Времева линия — от изпращане до договор“) показва всеки пакет като лента от изпращането на запитването до договора. Маркери показват Днес и Срок към възложител. Пакет без дати показва „Още няма дати“.

Архивирани пакети

Архивираните пакети са скрити. Натиснете Покажи архивираните ({count}), за да ги видите.

Статуси на пакета

Статусът на пакета никога не се задава ръчно. BuildColab го извежда от реалните събития по запитванията и договорите на пакета.

Етикети на датите

Всяка клетка с дата на пакет в графика на договаряне носи етикет:

• Предстои: датата е напред и още не е в прозореца за напомняне.
• Риск · след {days} р.д. или Риск · днес: датата е в прозореца за напомняне — по подразбиране 3 работни дни.
• Просрочено · {days} дни: датата е минала, а стъпката не е изпълнена.
• Изпълнено, Изпълнено {date}, Изпратено {date}, Избрано {date}, Подписан {date} или Изпълнено със закъснение {days} р.д.
• {received} от {recipients} получени при датата за офертите.
• Без запитване: стъпката не се отнася за пакета.
• При датата на договора: Договорено без запитване, Подписан като разширение на съществуващ договор, Има чернова на договор.
• Точната дата не е записана: стъпката е изпълнена, но системата няма точна дата.

Предупреждения

Над таблицата на графика на договаряне банер посочва просрочен пакет: „„{name}“ е просрочен с {days} работни дни — запитването трябваше да тръгне до {date}.“ с бутон Отвори пакета. Друг банер казва „{count} пакета завършват след срока към възложителя.“

Редовете може да носят тези предупреждения: „Запитването закъснява с {days} работни дни“, „Доставката е {days} работни дни след срока към възложителя“, „Няма начало на обекта — нито един график не покрива позициите и не е въведена дата“, „{count} позиции са премахнати от КСС“, „{count} позиции са договорени другаде“, „{count} позиции не са в запитване“, „Графикът се е преместил с {days} работни дни“.

Как да създадете пакет

1. На страницата „График на договаряне“ натиснете Създай пакет или Създай първия пакет, ако планът е празен.
2. Редакторът „Нов пакет — избор на обхват“ се отваря в режим на избор. Вляво е КСС, вдясно — панелът Нов пакет за договаряне.
3. Изберете обхвата вляво. В Изглед на обхвата изберете:
   • КСС: маркирайте позиции. Маркирането на категория маркира всички позиции под нея. След филтриране по категории Избери всички филтрирани · {count} маркира всички видими позиции.
   • График: „Клик върху дейност добавя или маха позициите ѝ; клик върху категория — всички позиции под нея.“ Ако за КСС още няма строителен график, редакторът казва „Още няма строителен график за тази КСС — изберете позициите в КСС.“
4. Позициите, които вече са в друг пакет, имат етикет пакет {name}.
5. В десния панел въведете Име на пакета, например „Електроинсталации“. Името е задължително: „Въведете име на пакета.“
6. Изберете Отговорник или оставете „— без отговорник —“.
7. Проверете обобщението Обхват: брой позиции от КСС, категорията и броя дейности от графика.
8. Проверете началото на обекта — вижте „Начало на обекта“ по-долу.
9. Проверете Работни дни за всяка стъпка. Всяка стъпка показва своя срок. Променете стойност, за да я зададете само за този пакет.
10. Прочетете ключовата дата „Изпратете запитването най-късно на {date}“ с „след {n} работни дни“ или „закъснение {n} работни дни“.
11. Натиснете Създай пакет. Съобщението „Пакетът е създаден.“ потвърждава записа.

1. Превключвателят Изглед на обхвата избира дали да маркирате позиции в КСС или дейности в График.
2. Полето Име на пакета е задължително.
3. Обобщението Обхват брои избраното вляво: редове от КСС с тяхната стойност и дейности от графика.
4. Началото на обекта показва източника си — от графика или въведено ръчно.
5. Работни дни за всяка стъпка показва петте стъпки с техните срокове.
6. Редът „Изпратете запитването най-късно на {date}“ е ключовата дата на пакета.
7. Създай пакет записва пакета.

Начало на обекта: от графика или ръчно

Начало на обекта — от графика: BuildColab намира дейностите от строителния график, свързани с позициите на пакета, и взема най-ранната: „най-ранна от {count} дейности: „{name}““. Виж в графика показва тези дейности.

Начало на обекта — въведено ръчно: използвайте го, когато проектът няма график или нито една дейност не покрива позициите. Под Без график? натиснете Въведи началото ръчно и изберете дата. Използвай графика връща датата от графика.

Пакетът задължително има начало на обекта. Без него записът завършва със „Нито един график не покрива избраните позиции — въведете началото на обекта ръчно.“ За връзката между позициите на КСС и графика вижте Връзка с КСС.

Съобщения при запис на пакет

• „{count} позиции вече са в друг пакет“ — „Нищо не е създадено. Премахнете ги от избора или ги оставете в другия пакет.“ Натиснете Премахни ги от избора.
• „{count} позиции вече не са в КСС и са премахнати от избора“.
• „{count} позиции са пренесени в нови редове на КСС при частично приемане на бюджета“ — „Нищо не е записано. Заменете ги с актуалните редове, за да останат в пакета.“ Натиснете Замени с актуалния ред. Вижте Частично приемане.
• „Пакетът не можа да бъде създаден.“ при друга грешка.

Как да генерирате пакет от категория

Ако отбелязвате позициите в КСС с филтър-категории, една категория може да стане пакет с едно натискане. Вижте Етикети, филтри, търсене.

1. На страницата „График на договаряне“ натиснете Генерирай от категория.
2. В прозореца Генериране на пакет от категория изберете Категория. Прозорецът пояснява: „Един пакет от позициите в КСС с тази категория; позициите, които вече са в друг пакет, остават там.“
3. По желание въведете име. По подразбиране пакетът получава името на категорията.
4. Натиснете Генерирай пакет.

Резултати и съобщения: „Пакетът е създаден. {count} позиции вече са в други пакети и остават там.“; „Нито една позиция в КСС няма тази категория — пакет не е създаден.“; „Всички позиции с тази категория вече са в други пакети — пакет не е създаден.“; „Проектът още няма категории — първо отбележете позиции в КСС с категории.“

Страницата на пакета

Отворете пакет с Отвори в реда му. Страницата „Пакет „{name}““ е мястото, където довеждате договарянето докрай. Горе се вижда началото на обекта и неговият източник („от графика“, „ръчно“ или „от категорията“), „Отговорник: {name}“ и при закъснение — Просрочено с {count} работни дни. Превключвателят Само пакета показва в КСС само позициите на пакета.

1. Промени обхвата отваря отново редактора, за да добавите или махнете позиции.
2. Още действия съдържа Преименувай, Смени отговорника, Промени дните, Архивирай и Изтрий.
3. Разделът Дати — планирано и реално сравнява всяка планирана дата с реално случилото се.
4. Разделът Запитвания показва свързаните запитвания и състоянието на всеки партньор.
5. Ново запитване от пакета създава запитване от позициите на пакета.
6. Разделът Оферти и възлагане показва получените оферти и най-ниската оферта.

Покритие на позициите на пакета

Всяка позиция на пакета има етикет за покритие: непокрита, в запитване, възложена, договорена, договорена другаде или остаряла (премахната от КСС). Позиция, пренесена в нов ред на КСС при частично приемане на бюджета, е отбелязана като пренесена.

Бюджет · Ангажимент · Сертифицирано

Блокът Бюджет · Ангажимент · Сертифицирано на страницата на пакета показва за позициите на пакета: Бюджет (стойността по КСС), Ангажимент (договореното с подизпълнители), Сертифицирано (одобреното в отчети) и Марж (бюджет минус ангажимент, също като „{percent}% от бюджета“). Вижте Финансово табло.

Дати — планирано и реално

Разделът Дати — планирано и реално показва всяка стъпка с планираната дата и, след изпълнение, реалната: Изпрати запитване до / Изпратено запитване, Оферти до / Получени оферти, Избери оферта до / Избрана оферта, Подпиши договор до / Подписан договор и Доставка и мобилизация. Изпълнените стъпки показват „реално {date}“ и, ако са по-рано, „{count} р.д. по-рано“. Доставката показва запаса до началото на обекта: „{days} р.д. запас“, „0 дни запас“ или „закъснение {days} р.д.“

При закъсняла стъпка пакетът обяснява какво става, ако действате днес, например: „Запитването трябваше да тръгне на {date}. Днес е {today}. При изпращане днес доставката става {date} — {days} р.д. преди началото на обекта, запас {days} р.д.“ Ако доставката минава началото, изречението завършва с „началото на обекта се измества с {days} р.д. до {date}“.

Запитвания

Разделът Запитвания на страницата на пакета показва свързаните запитвания. Черновата е „Чернова — не е изпратено“. Изпратеното запитване показва „Изпратено {date}“, „оферти до {date}“ и състоянието на всеки партньор: оферира, подготвя, отказа или чака. Ревизиите се виждат като „{name} · ревизия {n} (текуща)“ и „ревизия {n} · заменена“; новата ревизия носи „Заменя: {name} (изпратено {date})“. Отвори запитването отваря панела му до КСС. Откачи премахва връзката с пакета.

Оферти и възлагане

Разделът Оферти и възлагане на страницата на пакета показва „{received} от {invited} оферти.“ и „Най-ниска оферта: {company} — {amount}“. Сравни и възложи отваря сравнението на офертите по запитването на пакета. За да възложите, натиснете отново Сравни и възложи в лентата на сравнението. Вижте Сравняване на оферти и Възлагане.

Договори

Разделът Договори на страницата на пакета показва свързаните договори със статус Подписан, Чернова, Заменен или Статусът е неизвестен, датата на подписване и отметката разширение. Отвори договора отваря детайлите на договора.

Напомняния

Разделът Напомняния на страницата на пакета показва следващото напомняне — „Следващо напомняне: {date} — {stage}“ — или ескалация — „Следващо напомняне: {date} — ескалация за просрочено „{stage}““. Показва и получателя: „До: {name}“ или „До: редакторите на плана ({count})“. Ако няма кой да ги получи, пише „Никой няма да получи напомнянията — задайте отговорник.“ с бутон Задай отговорник.

Връзка с графика

Разделът Връзка с графика обяснява кои дейности дават началото на обекта. Когато строителният график се промени, пакетът не мести датите си сам. Той показва разликата и предлага новите срокове:

• „Графикът съвпада с плана“ — нищо не е нужно.
• „Графикът се премести с {delta} р.д. — приложи новите срокове?“ — натиснете Приложи или Игнорирай за тази версия.
• „Графикът вече дава начало на обекта {date} — приложи го?“ — за пакет с ръчно начало, който графикът вече покрива.

Как да създадете запитване от пакет

1. На страницата на пакета, в раздела Запитвания, натиснете Ново запитване от пакета. Когато пакетът закъснява, банерът за закъснение предлага същото като Изпрати запитването сега.
2. Отваря се прозорецът Ново запитване („От пакет „{name}““). Попълнете:
   • Име на запитването: попълнено с името на пакета.
   • Оферти до: попълнено с датата за офертите от пакета. „Може да го промените — пакетът ще покаже разликата.“
   • Бележка към изпълнителите: по желание.
3. Проверете броя „{count} позиции от пакета“. Позициите, които вече не са в КСС, са отбелязани, че няма да влязат в запитването.
4. Прочетете предупреждението „Създаването на запитването заключва версия {version} на КСС и създава версия {next} за по-нататъшна работа.“
5. Натиснете Създай запитването. Съобщението гласи „Запитването е създадено и версия {version} на КСС е заключена — изберете партньорите и го изпратете.“
6. Панелът на запитването се отваря в страницата на пакета. Изберете партньори и изпратете. Вижте Създаване на запитване.

1. Име на запитването е попълнено с името на пакета.
2. Оферти до е попълнено с датата за офертите, изчислена назад от началото на обекта.
3. Бележка към изпълнителите е по желание.
4. Редът {n} позиции от пакета с подсказката, че след това избирате партньорите и изпращате — в панела, който се отваря.
5. Създай запитването създава запитването като чернова; нищо още не се изпраща.

Ако никоя позиция на пакета вече не е в КСС, прозорецът казва „Никоя от позициите на пакета вече не е в КСС — няма какво да се поиска.“ Без право за запитвания виждате „Нямате право да създавате запитвания.“

Прикачване на съществуващо запитване или договор

Запитване или договор, създадени преди пакета, може да бъдат свързани с него. На страницата на пакета натиснете Прикачи съществуващо. Прозорецът Прикачи съществуващо запитване или договор показва запитвания и договори с общи позиции с пакета. Търсете с „Търси по име или фирма“. Всяко предложение показва вида си (Запитване или Договор), състоянието, „{count} от {total} позиции“ и „+{count} извън пакета“. Натиснете Прикачи.

Откази: „Вече е прикачено към този пакет.“; „Запитването не обхваща нито една позиция от пакета.“; „Вътрешен договор (на бюджета или към възложителя) не може да се прикачи към пакет.“

Откачи пита: „„{name}“ вече няма да се води към този пакет. Самото запитване или договор не се променя.“

Автоматично свързване

Запитванията, създадени от позиции на пакет, и договорите по оферти от запитване на пакет се свързват с пакета автоматично. Другите договори на вашата компания се свързват автоматично, когато всичките им позиции са в един пакет. В останалите случаи се появяват като предложения в Прикачи съществуващо.

Как да промените, архивирате, възстановите или изтриете пакет

• Промени обхвата отваря редактора („Промени пакета“), за да добавите или махнете позиции. Позициите, премахнати от КСС, са отбелязани, че отпадат при запис.
• Още действия → Преименувай, Смени отговорника, Промени дните.
• Още действия → Архивирай: „„{name}“ ще бъде архивиран и позициите му ще се освободят за други пакети. Запитванията и договорите му не се променят.“ Архивираният пакет показва „Пакетът е архивиран — Възстановете го, за да го промените или да изпращате запитвания от него.“ с бутон Възстанови. Възстановяването е невъзможно, ако част от позициите вече са в друг пакет.
• Още действия → Изтрий: „„{name}“ ще бъде изтрит и позициите му ще се освободят за други пакети. Това не може да бъде отменено.“ Изтриването е забранено за пакет със запитвания или договори: „Пакет със запитвания или договори не може да бъде изтрит — архивирайте го.“

Напомняния

Графикът на договаряне изпраща напомняния в приложението в категорията известия График. Напомня само първата неизпълнена стъпка на пакета. Стъпката става „за изпълнение“, когато влезе в прозореца за напомняне — по подразбиране 3 работни дни преди датата. Когато датата мине, а стъпката не е изпълнена, следва ескалация.

Напомнянията отиват при отговорника на пакета. Ако няма такъв — при хората, които могат да редактират плана. Текстовете са например „Изпратете запитването за пакет „{name}“ — проект „{project}““, „Съберете офертите…“, „Изберете изпълнител…“, „Подпишете договора…“, както и просрочените варианти като „Запитването за пакет „{name}“ не е изпратено в срок“. Когато графикът измести началото на пакет, получавате „Графикът измести началото на пакет „{name}“ с {count} работни дни по-късно“. Вижте Известия и настройки.

Прозорецът за напомняне (от 0 до 60 работни дни) няма екран. За да го промените, помолете BORO. Вижте Какво може BORO.

Срокове по подразбиране за компанията

Сроковете по подразбиране важат за всеки нов пакет във всички проекти на компанията. Задават се от Админ → Организация, раздел График на договаряне — срокове по подразбиране.

1. Редът За цялата фирма важи за всеки пакет.
2. Добави категория добавя ред за една филтър-категория. Той замества реда За цялата фирма за пакетите от тази категория. Премахни реда го изтрива.
3. Колоните са петте стъпки в работни дни. „Празна клетка наследява стойността в сиво.“
4. Запишете. Всеки ред за категория трябва да има име и всяка категория може да присъства само веднъж.

Промяната на сроковете по подразбиране сменя само наследените стойности. Дните, зададени ръчно в пакет, остават. Разделът се вижда само от хората с право График на договаряне; записът изисква „Редакция“. Вижте Профил на организацията.

Експорт

Експорт на страницата „График на договаряне“ изтегля файл на Excel с име „График на договаряне — {проект} — {дата}.xlsx“. Първият лист съдържа пакетите с отговорник, брой позиции, стойност, начало и източника му, планирани и реални дати, статуси по стъпки, статус на пакета, брой непокрити позиции и предупреждения. Вторият лист съдържа всяка позиция на пакетите с описание, раздел, мерна единица, количество, стойност и покритие. Достатъчно е право „Преглед“.

Настройки на плана без екран

Някои настройки на графика на договаряне нямат поле на екрана. Помолете BORO да ги промени; в панела на BORO преди промяната по подразбиране се показва карта за одобрение (през MCP одобрение не се иска). Вижте Какво може BORO.

• Ръчен срок към възложителя (вместо срока от договора ви с възложителя).
• Прозорецът за напомняне в работни дни (от 0 до 60, по подразбиране 3).
• Срокове на ниво план за този проект.
• КСС, от която се изгражда планът. Може да се смени само докато няма активни пакети.

Пакетите в строителния график

Гант изгледът на строителния график може да показва група „Договаряне — {name}“ за всеки пакет с етапи Изпращане на запитване, Оферти до, Избор до, Договор до, Доставка и начало на пакета. Вижте Гант и зависимости.

Често задавани въпроси

Свързани

• Създаване на запитване
• Сравняване на оферти
• Възлагане
• График
• Профил на организацията
• Какво може BORO