Отчети

За какво служат отчетите

Отчетът (в практиката още „акт“ или „искане за плащане“; в BuildColab винаги Отчет) показва каква част от договорената работа е изпълнена за периода. Той се основава на подписания договор: всички позиции от количествено-стойностната сметка (КСС) на договора вече са в него, с договореното количество и единичната цена. Изпълнителят въвежда само количеството за периода. BuildColab умножава по договорната единична цена, води натрупаната сума и следи договор с фиксирана цена да не бъде отчетен над договорените количества.

Всеки отчет има две страни, които идват от договора:

• Изпълнителят е компанията, която е получила договора и извършва работата. Тя създава отчета, попълва количествата, прикачва документи и го изпраща.
• Възложителят е компанията, която е възложила договора и плаща. Тя преглежда изпратения отчет и го одобрява, отговаря с насрещно предложение или го отхвърля.

Генералният изпълнител обикновено е и от двете страни едновременно: изпълнител е по договора с инвеститора и възложител по договорите с подизпълнителите. В регистрите отчетите, с които вие фактурирате на вашия възложител, са с тип Бюджет, а отчетите, с които подизпълнител фактурира на вас – с тип Разход.

Когато подизпълнителят е самоуправляван и не работи в BuildColab, възложителят записва и финализира отчета от негово име. Вижте Външни отчети.

Типичен работен процес

1. Договорът е подписан. Отчети се правят само по подписан договор. Вижте Договори.
2. Запознайте се със статусите, редовете на ход, рундовете и натрупаните количества. Вижте Как работи отчетът.
3. Изпълнителят отваря панела Отчети на договора и натиска Създай отчет. Въвежда количествата за периода ръчно, импортира ги от Excel или – като генерален изпълнител – ги изтегля от одобрените отчети на своите подизпълнители. Добавя забележки и файлове, избира отговорник и натиска Изпрати за одобрение. Вижте Създаване и подаване.
4. Ако е извършена работа, която не е в договора, изпълнителят я добавя в отчета като нови позиции и ги остойностява. Вижте Позиции извън договора.
5. Възложителят получава имейл и известие. Преглежда отчета и натиска Одобри, Насрещно предложение или Отхвърли. Насрещните предложения се разменят, докато едната страна одобри или отхвърли. Страната, изпратила последното предложение, може да го Оттегли. Вижте Преглед и одобрение.
6. Отхвърленият отчет може да се ревизира в нова чернова. За следващия период се прави нов отчет.
7. При самоуправляван подизпълнител възложителят сам записва отчета и го финализира с една стъпка. Вижте Външни отчети.
8. Двете страни следят всички отчети в регистъра на проекта или на компанията, разбиват ги по вид ресурс в справките на отчетите и ги експортират в Excel. Вижте Регистър, обобщение, експорт.

Панелът „Отчети“ на договора

1. Менюто Свързани в лентата с действия на КСС на договора съдържа Отчети, което отваря панела вдясно.
2. Бутонът Създай отчет започва нова чернова. Вижда го само изпълнителят и само при подписан договор.
3. Всяка карта е един отчет: Отчет с номера, статус, обща сума, дата на създаване и отговорник.
4. Етикетът Вашият ред или Ред на контрагента на изпратен отчет показва кой трябва да действа.
5. Бутонът Прегледай отваря отчета.
6. Хронологията История на отчетите показва всяко събитие: създаден, изпратен към възложителя, предложени нови количества, одобрен, отхвърлен, оттеглен.

Работа с BORO

AI асистентът BORO може да извърши същите стъпки вместо вас в чата: да покаже и отвори отчети, да създаде чернова, да попълни количества, да добави позиции извън договора, да прикачи файлове, да избере отговорник, да изпрати, да отговори с насрещно предложение, да одобри, отхвърли или оттегли отчет, да запише и финализира отчет за самоуправляван подизпълнител и да експортира отчет или справката на отчетите. В панела на BORO обвързващите стъпки като изпращане, одобряване и финализиране по подразбиране първо ви се показват като карта за одобрение. Вижте Какво може BORO.

Страници в този раздел

• Как работи отчетът: двете страни, статусите, редовете на ход и рундовете, натрупаните количества и ограничението по договора, какво променя одобрението, имейли и права.
• Създаване и подаване: панелът „Отчети“, създаване на отчет, въвеждане на количества, импорт от Excel, изтегляне от отчети на подизпълнители, забележки, файлове, отговорник, изпращане, изтриване на чернова и ревизия на отхвърлен отчет.
• Преглед и одобрение: прегледът от възложителя, сравнение на версии, одобряване, насрещни предложения, отхвърляне с причина и оттегляне.
• Позиции извън договора: отчитане на допълнителна работа, остойностяването ѝ в ресурсния анализ и как тя влиза в договора при одобрение на отчета.
• Външни отчети: записване, финализиране и анулиране на отчети за самоуправляван подизпълнител.
• Регистър, обобщение, експорт: регистрите на отчети на проекта и на компанията, справките на отчетите по вид ресурс и експортът в Excel.

Често задавани въпроси

Свързани

• Договори
• Промени по договор
• Самоуправляван подизпълнител
• Финансово табло
• От КСС до плащане