Споделяне на проекта с външни участници и организации

Външен участник и участваща организация

Хората на участващата организация също се наричат външни участници: в списъците стоят с етикета Външен участник, а в таба Участващи организации — под организацията си. Нито външният участник, нито участващата организация стават част от компанията ви, и никой от тях не получава достъп до цялата ви компания — само до проектите, споделени с тях.

Табовете „Външни участници“ и „Участващи организации“

Страницата Участници в проекта има три таба в този ред: Моят екип, Външни участници и Участващи организации. Всеки таб показва броя си в заглавието, например Външни участници (3).

Празен таб показва кратко съобщение и бутона за споделяне под него: „Няма външни участници.“ с Сподели проекта с външен участник или „Няма участващи организации.“ с Сподели проекта с организация. Когато в таба има хора, бутонът е горе вдясно, в заглавието на страницата. Бутоните се показват само ако имате право да споделяте; без това право виждате списъците, но не и бутоните. Ако планът ви не включва споделяне, на мястото на бутона стои Надстрой план.

Списъците се обновяват сами, когато някой сподели проекта, приеме споделяне или бъде премахнат.

Как да споделите проекта с външен участник

1. Отворете Участници в проекта и таба Външни участници.
2. Натиснете Сподели проекта с външен участник. Отваря се прозорецът „Споделяне на проекта с външен участник“.
3. В Имейл адреси напишете адресите и натиснете Enter след всеки. Може да поставите и няколко наведнъж, разделени с интервал, запетая или точка и запетая. Допуснати са до 20 адреса. Приложението не търси хората: всеки адрес се приема така, както е написан.
4. Проверете Проект: това винаги е проектът, от който сте отворили прозореца. За друг проект споделяте от неговата страница Участници в проекта.
5. По желание изберете Шаблон на роля. По подразбиране е Външен участник. Ролята само попълва правата по-долу.
6. В Права по проекта задайте за всяка функционалност Няма, Преглед или Редакция. Нужна е поне една.
7. Проверете реда с местата: „Свободни места: … · чакат приемане: …“.
8. Натиснете Сподели. Появява се „Проектът е споделен с {имейл}.“ или, за няколко души, „Проектът е споделен с {брой} външни участници.“

Всеки човек получава имейл, че проектът е споделен с него. Споделянето стои в Чакат приемане, докато човекът го приеме. Ако споделянето не бъде прието до 14 дни, то изтича. Когато човекът приеме, той се появява в таблицата на таба и заема едно от местата ви.

Функционалности, които може да дадете на външен участник

Всеки външен участник вижда проекта, в който участва: Проекти на ниво Преглед е системно право, което не се показва в матрицата и не може да се промени. Матрицата показва останалите функционалности на проекта: График, Файлов мениджър, Изготвяне на бюджет, Оферти, Изходящи запитвания, Изпълнение, Промени по договор, Отчети, Финансово табло, Ресурсен анализ и Номенклатура. Права на ниво компания — Членове, Партньори, Получени запитвания, График на договаряне и правата за BORO — не могат да се дадат на външен участник. С ролята Външен участник всички те започват с Няма: външният участник вижда само проекта, докато не му дадете друго. Можете да промените всяка. Ролята Външен участник се редактира в Роли; и там правото Проекти не се показва.

Как да споделите проекта с организация

1. Отворете Участници в проекта и таба Участващи организации.
2. Натиснете Сподели проекта с организация. Отваря се прозорецът „Споделяне на проекта с организация“.
3. Ако вече сте споделяли друг проект с организации, те са най-отгоре в Вашите участващи организации. Изберете една, за да споделите и този проект с нея.
4. Иначе я потърсете в Име, имейл или ЕИК на организацията и натиснете Търси. Името се търси от 3 знака; имейлът и ЕИК трябва да са точни. Изберете организацията от резултатите.
5. Ако организацията не е намерена, натиснете Покани по имейл и попълнете Имейл и по желание Име на организацията (по избор). Получателят получава имейл и се присъединява с една от фирмите си или създава нова; после фирмата сама избира хората си. За да приеме, той влиза с поканения адрес, потвърден, и избира фирма, в която може да управлява проектите (или Създай нова фирма). Дотогава поканата стои в Чакащи покани в таба Участващи организации, откъдето може да я Изпратите отново или да я Откажете.
6. По желание, ако поканената организация вече е ваша самоуправлявана фирма: в Поемане на съществуваща самоуправлявана фирма (по избор) изберете една от тях. За всяка виждате договорите, запитванията и офертите ѝ („Покажи договорите и запитванията“). Проектът се споделя с тази фирма веднага, а имейлът получава покана да поеме профила ѝ заедно с тези документи. Може да изберете само една; по подразбиране е „Не, само покани имейла“. Стъпката се вижда само с правото Членове на ниво Редакция.
7. За организация, която няма да се регистрира, натиснете вместо това Създай самоуправлявана организация и попълнете Име на организацията, Имейл за контакт и по желание ЕИК (по избор). Вие я управлявате и добавяте хората ѝ по имейл.
8. В Роли на организацията изберете една или повече роли, например Строителен надзор. „Ролята задава начални права, които можете да промените.“ При няколко роли правата са обединени.
9. Проверете Права на хората ѝ в проекта и при нужда променете някое право. Нужно е поне едно. Ако дадете финансово право, прозорецът показва „Давате достъп до финансова информация. Проверете дали е нужен за тази роля.“ Ако дадете График без Изготвяне на бюджет, Оферти или Изпълнение, матрицата отбелязва и че графикът се отваря без цените на този списък.
10. Въведете Максимален брой хора: колко души от организацията може да участват в проекта (цяло число, поне 1).
11. За самоуправлявана организация по желание добавете хората ѝ в Хора (по имейл).
12. Натиснете Сподели. Появява се „Проектът е споделен с {име на организацията}.“

Когато намерената регистрирана организация няма платен план, прозорецът предлага и Дай места от плана си (по желание): с част от вашите места организацията работи по вашия план, управлявана от вас. Оставете полето празно, за да споделите проекта с нея само като участваща организация. Организация със собствен платен план може да бъде само партньор или участваща организация.

Роли на организацията и началните им права

Освен системното право Проекти (Преглед), което има всеки външен участник, всички начални права са само за Преглед, освен посочените. Никоя роля не получава по подразбиране ресурсни анализи, себестойност, изготвяне на бюджет, номенклатура, чужди оферти или промени по договор.

Картата на участваща организация

В таба Участващи организации всяка организация има карта с:

• името на организацията и ролите ѝ, например „Фирма Х · Строителен надзор“, и етикет Регистрирана или Самоуправлявана; Управлявана от вас, ако работи по вашия план;
• брояча „{заети} от {лимит} души“;
• ако има, „Контакт: {имейл}“ (за организация, споделена преди ролите — и реда „Роля: {шаблон}“);
• хората на организацията в проекта; до човек, добавен от вас по имейл, стои „Добавен от вас“.

С право да споделяте виждате и бутоните:

Споделяния, които чакат приемане

Секцията Чакат приемане показва споделянията по имейл, които още не са станали достъп: в таба Външни участници — личните, в таба Участващи организации — тези към хората на самоуправлявани организации.

Как да премахнете достъпа на външен участник

1. В таба Външни участници (или Участващи организации за човек на организация) натиснете реда на човека. Отваря се панелът Достъпност.
2. Натиснете Премахни достъпа.
3. Потвърдете с Премахни достъпа.

Човекът губи достъп до този проект. Ако това е последният му проект при вас, достъпът му приключва и мястото му се освобождава. В същия панел можете да промените и правата му в проекта с Редактирай.

Какво вижда външният участник

• В превключвателя на компании външният участник вижда записа „Външен участник в {вашата компания}“. Там вижда само проектите, споделени с него, с правата, които сте му дали.
• Страницата Участници в проекта е за него само за четене: първият таб се казва „Екип на {вашата компания}“, а над табовете стои „Виждате участниците в проекта като външен участник. Само организацията-собственик може да ги променя.“ Той не вижда бутони за споделяне, редакция или премахване и не може да сподели проекта по-нататък.
• Страница извън споделените проекти показва „Това е извън вашите проекти“.
• С График той вижда Строителен график в менюто на проекта. График, изграден на списък, за който няма право (Изготвяне на бюджет за бюджета, Оферти за оферта, Изпълнение за договор), е без цени и без ценови справки.

Какво вижда участващата организация

Регистрираната организация вижда споделените с нея проекти в своята страница Проекти, във филтъра Споделени с нас ({брой}). Всяка карта носи етикета „Споделен от {компания}“ и брояча на хората. От картата нейни колеги с право да редактират проекти:

• избират кои свои колеги да работят по проекта с Добави колеги, до лимита на хора;
• премахват колега от проекта;
• задават правата на всеки колега в проекта в таб Права, в границите на правата, които сте дали на организацията;
• прекратяват участието на цялата организация с Прекрати участието — тогава всички нейни колеги губят достъп, а вие можете да споделите проекта с нея отново;
• отварят проекта с Отвори като външен участник.

Често задавани въпроси

Свързани

• Проектен екип и достъп
• Справочник на правата
• Членове, покани и лицензи
• Известия и настройки